*Guest post por Tiny.
Fazer compras assertivas para sua loja envolve um bom processo de gerenciamento e análises de relatórios
Comprar mercadorias para suprir as necessidades de um negócio é uma tarefa que exige grandes responsabilidades. Compras assertivas fazem com que o negócio seja mais lucrativo e evite desperdícios.
Mas a rotina de compras pode ser um tanto quanto complicada se o responsável não puder consultar dados que o ajudem nessa tarefa. Ver quanto foi comprado no último mês, quantas unidades foram vendidas e ter o estoque sempre atualizado são algumas formas para que não haja dúvidas na hora de comprar mercadorias.
Relatórios que ajudam na rotina de compras
Para auxiliar nessa tarefa, o ideal é contar com relatórios que tragam as informações confiáveis e necessárias para a melhor tomada de decisão do comprador. Entre eles, podemos destacar:
Controle de estoque
O relatório de controle de estoques deve informar as quantidades atualizadas de cada item comercializado pela empresa e também das matérias-primas necessárias para a fabricação dos produtos.
Para um controle de estoques efetivo, todos os produtos devem estar cadastrados em um mesmo local, seja em uma planilha ou em um ERP (sistema de gestão). Este relatório precisa conter informações importantes como:
- Nome do produto;
- Código SKU;
- Preço;
- Estoque físico disponível para venda;
- Estoque reservado (caso trabalhe com e-commerce);
- Estoque disponível (estoque físico – estoque reservado);
- Unidade (Pç, Un…);
- Localização no estoque.
O mais importante do controle de estoque é manter as informações sempre atualizadas. Caso utilize uma planilha, para cada compra ou venda de determinado item, será necessário atualizar suas quantidades. Se utilizar um ERP, essa rotina pode ser automatizada para que seja mais ágil.
Com o controle atualizado, outros relatórios podem ser gerados para que a empresa saiba quais produtos precisa comprar, evitando que os estoques fiquem zerados, ou então, com muitas unidades paradas.
Necessidade de compras
Para compras assertivas, o ideal é comparar as vendas dos últimos meses e fazer uma previsão de quanto será necessário comprar para suprir as demandas futuras.
Essa análise só é possível se todas as vendas da empresa estiverem reunidas em um ERP ou planilha. Isso porque, se algumas vendas ficarem para trás, a análise pode ser incerta, o que pode ocasionar uma compra equivocada.
A vantagem do ERP é que todos os dados das vendas passadas podem ser compilados de forma fácil, deixando esta rotina mais fácil e ágil. Com essas informações em mãos e sabendo a quantidade de cada produto em estoque, é construído o relatório de necessidade de compra.
Ele compara os dados para prever se existe a necessidade de compras para suprir as demandas das vendas futuras de determinado período. Um ERP pode fazer essa análise com poucos cliques, já se os seus controles estiverem em planilha, o lojista terá mais trabalho.
Nesse caso, de forma resumida, temos como exemplo:
Em estoque: 15 unidades
Média de venda nos últimos 3 meses: 10 por mês
Estoque que deve ser comprado para suprir 2 meses de vendas: 5 unidades (São necessárias 20, mas já existem 15 em estoque)
É claro que este seria o estoque exato e necessário caso a empresa venda exatamente 10 unidades ao mês, mantendo o seu histórico de vendas. Não deixe de verificar a necessidade de comprar algumas unidades a mais para possíveis promoções ou campanhas para alavancar as vendas.
Giro de estoque
Este é outro relatório que pode ser utilizado para compras mais assertivas. O Giro de Estoque é um indicador de desempenho que analisa qual foi o giro das mercadorias durante determinado período, e indica se a movimentação de estoque foi baixa.
Para chegar a um resultado, o Giro de Estoque leva em consideração quantas vezes determinado produto foi vendido e reposto no estoque no tempo analisado. Mas isso só é possível se o controle de estoques, as compras e as vendas estiverem centralizadas em um ERP ou em uma planilha.
Através de fórmulas, é possível analisar o giro de estoques através de planilhas, mas pode gerar um trabalho maior. Com o ERP, os cálculos são automáticos, portanto as chances de ter informações erradas são praticamente nulas.
O Giro de Estoque é importante para que o responsável saiba se um produto está tendo movimentação em seu estoque ou não. Assim, poderá analisar se é viável comprar mais unidades ou se é melhor evitar a compra do produto em questão.
O gerenciamento das compras pode ser mais preciso
Gerenciar as compras pode ser uma tarefa mais fácil se você contar com as ferramentas necessárias. Como foi comentado neste conteúdo, o uso de planilhas permite que as compras sejam assertivas, mas ainda não é o melhor método, principalmente com o crescimento do negócio.
O uso de um ERP, como o Tiny, permite que o gerenciamento de compras seja completo, mantendo todas as informações reunidas e facilitando as análises através de relatórios automatizados. Não é preciso se preocupar com cálculos e fórmulas, deixe que um bom ERP se preocupe com isso para que você tenha mais tempo para gerenciar o negócio.
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