4 passos para criar um relatório de vendas no Excel

Criar um relatório de vendas no Excel é muito útil para organizar seu negócio caso não tenha um ERP. Veja o passo a passo para fazer isso!

Acompanhar as vendas do seu negócio é imprescindível. Não importa o que ou o quanto você venda, nem o tamanho da sua loja. Ter esse acompanhamento é essencial para entender como e para onde crescer. Por isso, hoje, vamos te ajudar a criar um relatório de vendas no Excel.

A ferramenta, já tão conhecida, é uma ótima pedida para quem não tem ainda um ERP (em português, um sistema de gestão integrado). Os ERPs ajudam a fazer a gestão geral do seu negócio: estoque, vendas, regiões e cidades que compram mais com você, dentro tantas outras informações e relatórios que eles produzem. É realmente o que chamamos de mão na roda, automatizando todo o processo.

Mas já dizia o bom e velho ditado “quem não tem cão, caça com gato”. Então, se você ainda não pode investir em um bom ERP para sua loja, hoje, vai aprender como fazer esse acompanhamento tão importante.

A importância de um relatório de vendas

O relatório de vendas é uma análise importante e que ajuda gestores e demais profissionais da área de vendas a avaliarem a situação comercial das empresas, corrigir rumos e tomar decisões baseadas em dados, mais assertivas.

Empreendedores, profissionais autônomos, freelancers, representantes de vendas… Seja você uma pequena ou microempresa, ou um MEI, é importante saber o valor dessa ferramenta e utilizá-la no dia a dia da sua operação.

E ele pode ser usado com finalidades distintas, como medir e apresentar performance de um vendedor ou de uma filial, por exemplo. Ou ainda compilar em um só documento o desempenho de uma equipe e demonstrá-lo para investidores, funcionários e superiores.

Independentemente da finalidade do relatório, há algo em comum em todos eles: o foco na identificação de falhas e oportunidades para otimização de processos.

Os relatórios individuais se referem a pessoas específicas e podem identificar, por exemplo:

Quantas vendas foram realizadas pelo vendedor
Quais foram os gastos com transporte do vendedor
Quantas vendas foram realizadas em cada região
Quantas vendas foram realizadas por meio de cada canal digital
Qual o valor em vendas total do vendedor
Cumprimento de metas e comissões

Já os coletivos:

Taxa de crescimento de vendas
Crescimento do ticket médio
Custo por Aquisição de Cliente (CAC)
Lifetime Value (LTV)
Taxa de renovação
Taxa de Abandono do Carrinho
Ciclo de Vendas
Retorno Sobre o Investimento (ROI)
Cumprimento de metas coletivas

Antes de começar o seu relatório de vendas, defina algumas coisas…

Antes de colocar a mão na massa e criar seu próprio relatório de vendas no Excel, é preciso definir algumas etapas que vão te guiar nessa criação. Confira:

Tenha um objetivo claro

Informações em excesso e que não serão utilizadas atrapalham a composição do relatório. Somente o que importa deve ser incluído. Nada de textos enormes ou uma vasta quantidade de números.

Elenque as informações necessárias

Defina tudo que fará parte do padrão de documento: período, número, cargo e nome de membros da equipe, metas, canais utilizados, arrecadação e tudo o mais que julgar como essencial. Aqui não há uma receita pronta. Depende do seu negócio e do objetivo do relatório.

Defina as métricas

Elas são muitas e não precisam, necessariamente, estar todas no seu relatório. Entenda as que fazem sentido para o seu negócio e para o objetivo do seu relatório. Veja alguns exemplos:

Número de vendas
Valor das vendas
Ticket médio
Produtos mais vendidos
Produtos mais buscados
Ausências no catálogo
Ausências no estoque
Dias e horas com maior percentual de conversão
Crescimento no número de vendas
Crescimento do ticket médio
Custo de Aquisição de Cliente (CAC)

Estipule a periodicidade

Um relatório de vendas deve, invariavelmente, estar associado a um período de tempo. E essa etapa importa porque você só pode comparar períodos semelhantes. Por isso, essa periodicidade deve ser muito bem pensada.

Estabeleça uma linguagem

Relatórios de vendas costumam ser bem numéricos, mas eles precisam transmitir uma mensagem, além de conseguirem capturar a atenção e guiar o olhar pelo fluxo de informações. Por isso, pense em um bom storytelling, ou seja, na estorinha que você vai contar para mostrar:

Por que é importante analisar esse dados
Quais são os dados
O que eles mostram
Como solucionar ou potencializar o que foi obtido

Como criar o seu relatório de vendas no Excel

Como já dissemos, o Excel pode ser um grande aliado para quem não possui um ERP em sua operação. Ainda que manual (ou seja, você precisa preencher as tabelas com as respectivas informações), ele te ajuda a fazer esse controle básico, que é primordial para entender o movimento do seu negócio.

A Microsoft disponibiliza algumas planilhas de vendas gratuitamente. A galeria de modelos pode ser encontrada dentro do próprio aplicativo e conta com diversas opções. Isso ajudará a economizar tempo e facilitar o trabalho.

Confira, a seguir, o passo a passo para encontrar uma planilha de relatório de vendas pronta para usar na sua loja:

Passo 1: Abra o Excel e acesse o menu “Arquivo”. Depois, clique na aba “Novo”, que está na lateral esquerda da janela:

Passo 2: No campo de busca, pesquise por “vendas”. Nos resultados, clique no modelo desejado:

Passo 3: Você verá uma prévia e a descrição da planilha. Para baixar o arquivo e editá-lo, clique em “Criar”. Caso queira escolher outro modelo, clique no “X” para voltar à galeria:

Passo 4: O modelo que você escolheu será aberto no Excel e você poderá editá-lo, adequando-o para suas necessidades:

Agora, você já pode editar o seu relatório de vendas no Excel e inserir informações importantes, que sugerimos no tópico anterior, como dados a serem acompanhados, métricas, periodicidade etc. Tudo de acordo com seu objetivo.

O que o seu relatório pode te dizer?

Um relatório de vendas pode trazer alguns insights importantes para o seu negócio e que, sem o relatório, você e sua equipe levariam mais tempo para identificá-los. Alguns exemplos:

Uma falha no processo de compra ou na jornada do cliente: a jornada do seu negócio não está conduzindo o cliente à conversão?
Os produtos mais vendidos: e que devem estar sempre no seu estoque
Sazonalidade: o que ocasiona o aumento ou a diminuição das suas vendas?
Quem mais compra da sua loja: talvez, valha a pena reforçar os anúncios para essa região, ou para este público específico
Como montar o seu estoque: itens e quantidades, de acordo com as vendas e sazonalidade

Pronto! Agora, você já pode criar o seu relatório de vendas no Excel, sabendo quais dados inserir e acompanhar, quais as possíveis métricas que podem fazer a diferença para o seu negócio e, claro, alguns insights que vão te ajudar a melhorar suas estratégias.