Gestão de tempo: 8 dicas para ser mais produtivo

A gestão de tempo pode te ajudar a montar uma rotina mais eficaz e assertiva, fazendo com que você produza mais em menos tempo

Você sabe exatamente o que é gestão de tempo? O termo se refere a uma série de técnicas que podem te ajudar a usar o seu tempo de forma mais eficiente.

Sabe aquela sensação de que o dia deveria ter mais de 24h para que você conseguisse realmente fazer tudo que estava na sua programação?

A verdade é que você tem tempo suficiente, e a gestão de tempo te ajuda a organizar as suas tarefas, sejam elas profissionais ou pessoais, dentro desse período de tempo para que você se torne mais produtivo no dia a dia.

E mais do que realizar suas tarefas sem correria, a gestão de tempo pode trazer vários benefícios para o seu dia a dia. Continue lendo e confira algumas dicas para você colocar em prática e se tornar mais produtivo.

Afinal, o que é gestão de tempo?

A gestão de tempo se refere a um conjunto de técnicas e práticas que fazem com que você utilize o seu tempo de forma mais assertiva, priorizando algumas obrigações e deixando de lado aquelas que não são importantes.

Dessa forma, você melhora a sua produtividade e eficiência, já que você realiza todas as suas atividades dentro de prazos estabelecidos previamente e de forma mais organizada.

Por que a gestão de tempo é importante?

Quando você sabe administrar o seu tempo de forma mais eficaz, você produz mais e melhor, em menos tempo e com menos recursos. E isso pode trazer diversos benefícios tanto para a sua vida pessoal quanto no âmbito profissional.

Sabe aquela sensação de que o dia rendeu? Você termina todas as suas tarefas e ainda tem tempo para descansar, praticar algum hobby e fazer o que quiser. Isso faz com que você sinta menos estresse e melhora o seu bem-estar, uma vez que, você se sente mais satisfeito com a sua rotina e com o seu dia.

Já em uma empresa, quando a gestão de tempo é aplicada, o negócio vê as metas sendo alcançadas com mais facilidade e com maior velocidade. Afinal, as tarefas são distribuídas e realizadas com mais organização, há menos retrabalho e, consequentemente, menos tempo perdido, o que garante resultados cada vez melhores.

8 dicas para você fazer uma boa gestão do seu tempo e ser mais produtivo

1 – Faça uma lista de coisas que você deseja fazer

Comece o seu dia fazendo uma lista de coisas que você deseja completar. Com essa lista feita, você consegue visualizar melhor tudo que você precisa fazer e pode até priorizar algumas tarefas, pedir ajuda para a realização de outras e começar o seu dia com um planejamento mais estratégico.

Com a lista em mãos, você pode agendar suas tarefas e organizá-las de uma forma que atenda melhor às suas necessidades ou até as necessidades da sua empresa.

2 – Entenda quais tarefas são mais importantes

Saber priorizar aquelas tarefas mais urgentes ou mais importantes é o ideal! Porém, antes disso, é essencial que você analise a sua lista para entender se tudo que você anotou precisa realmente ser feito.

Essa reflexão pode te mostrar como muitas tarefas que pareciam estar tomando o seu tempo, na verdade não são tão importantes assim ou já não fazem mais sentido naquele momento.

3 – Aprenda a dizer “não”

Seguindo a mesma linha de pensamento de entender quais tarefas podem ser excluídas do seu planejamento, temos mais uma questão importante: aprenda a dizer “não”.

Você não precisa e nem deve aceitar realizar tudo aquilo que é pedido! Saiba negar pedidos ou então delegar tarefas, ou seja, passar a responsabilidade para outras pessoas.

4 – Não faça tudo sozinho, delegue tarefas!

Delegar tarefas nem sempre é uma tarefa simples. Afinal, muita gente gosta de ter tudo feito do seu jeito. Porém, principalmente quando consideramos o ambiente de trabalho, essa separação de tarefas é extremamente importante.

No ambiente de trabalho, quando você dá essas responsabilidades para outras pessoas, você mostra que você confia no potencial delas e ainda consegue fazer a gestão do seu tempo de forma mais estratégica e assertiva, sem precisar abraçar todas as obrigações do negócio. Além disso, utilize ferramentas de automação que te ajudem na organização do negócio, facilitando a gestão e desperdiçando menos tempo operacional.

5 – Prepare-se para os imprevistos

Por mais que você faça uma lista e dê prioridade a algumas tarefas, nem sempre o nosso dia ocorre como o esperado. Novas tarefas ganham espaço na sua lista, emergências aparecem, e aí você precisa adiar alguns afazeres.

Por isso, é importante que você se prepare para esses imprevistos e você pode fazer isso deixando alguns momentos livres no seu dia, para que essas novidades não acabem sobrecarregando sua rotina.

Além disso, caso isso aconteça, não desanime! Você pode reorganizar tarefas, definir novos prazos ou pedir ajuda de alguém.

6 – Estabeleça metas

Principalmente quando levamos em consideração o ambiente corporativo, é muito importante que você defina algumas metas para o seu negócio. Dessa forma, você sabe exatamente onde você quer chegar com a empresa e deixar isso claro entre todos os colaboradores.

Com as suas metas estabelecidas, você também consegue priorizar melhor as suas tarefas, dando preferência para as responsabilidades que estão alinhadas com esses objetivos de negócio e vão impulsionar a sua operação.

7 – Defina prazos

Definir prazos para cada tarefa te ajudará a organizar melhor o seu dia para conseguir completar todos os itens da sua lista. Porém, apesar de parecer simples, as definições de prazos podem acabar prejudicando sua produtividade, caso não sejam feitas corretamente.

Primeiro, lembre-se de estipular prazos realistas, sempre levando em consideração o tempo necessário para a realização de cada tarefa. Além disso, não coloque prazos muito apertados, deixar uma margem de tempo pode acabar salvando a sua rotina – lembra que nós falamos sobre se preparar para os imprevistos?

8 – Não faça mais de uma tarefa ao mesmo tempo

Ser produtivo é saber produzir mais e melhor, em menos tempo. Porém, isso não quer dizer que você deve trabalhar em um ritmo frenético e realizando várias tarefas ao mesmo tempo.

Fazer gestão de tempo, é saber o tempo de cada tarefa e aproveitá-la da melhor maneira para realizar suas obrigações de forma assertiva e estratégica. Por isso, não há a necessidade de fazer mais de uma tarefa ao mesmo tempo.

Aproveite os prazos que você estabeleceu e realize cada tarefa no seu tempo para fazer entregas cada vez melhores.

Vantagens de fazer uma boa gestão de tempo

Conseguir gerenciar o seu tempo de forma que você se torne mais produtivo pode trazer vários benefícios, tanto no âmbito pessoal quanto profissional. Confira algumas vantagens que uma boa gestão de tempo pode trazer:

Vantagens da gestão de tempo no seu negócio

Mais tarefas executadas em menos tempo: o aumento da produtividade é o objetivo principal da gestão de tempo, e quando isso é aplicado de forma adequada, você e a sua equipe conseguem executar cada vez mais tarefas em menos tempo.

Otimização de tempo: com as tarefas sendo realizadas de forma organizada e em menos tempo, você perde menos tempo, ganha mais tempo livre e começa a utilizar esses momentos melhor.

Menos retrabalho: quando os processos estão organizados, centralizados e possuem prazos definidos, há menos chances de ocorrerem reações, o que permite que as tarefas não tomem mais tempo do que o necessário.

Mais tempo para inovar: com os processos ocorrendo de forma otimizada e produtiva, o seu negócio ganha mais tempo livre, o que dá uma janela para a empresa inovar e aproveitar novas oportunidades.

Resultados cada vez melhores: além de produzir mais em menos tempo, quando você gerencia o tempo de forma eficiente, você produz melhor com menos recursos e em menos tempo. Ou seja, o seu negócio consegue resultados cada vez mais surpreendentes.

Vantagens da gestão de tempo no seu dia a dia

Mais tempo livre: organizando suas tarefas no início do dia e otimizando a execução delas, você realiza mais em um período ainda menor, possibilitando que você ganhe mais tempo livre para aproveitar da melhor forma possível.

Menos dores de cabeça: fazer a gestão do seu tempo pode diminuir o seu nível de estresse, uma vez que, você não precisará lidar com tantos imprevistos, tarefas não terminadas ou entregas atrasadas.

Menos dedicação nas tarefas que não são tão importantes: gerenciando o seu tempo, você consegue priorizar aquelas tarefas mais importantes e deixar para depois – ou até tirar da lista – aquelas que não são tão importantes. Dessa forma, você perde menos tempo com tarefas que não valem a pena.

Entendeu como a gestão de tempo pode aumentar a sua produtividade? Aquela sensação de que faltam horas no seu dia, muitas vezes, pode ser apenas resultado de uma falta de organização no seu dia.

Quando você organiza e prioriza suas tarefas e obrigações e faz a gestão de tempo para melhorar o seu dia a dia ou da sua empresa, você utiliza o seu tempo de forma eficiente e consegue produzir mais em menos tempo.