Estar de olho na evolução da tecnologia é um ponto crítico na administração de seu negócio. Você sabe a hora de trocar seu sistema de gestão integrada?
Sabemos que a evolução dos sistemas de gestão, também conhecidos pela sigla ERP, tem sido acelerada nos últimos anos. Se antes a tecnologia significava uma solução robusta, que demandava uma estrutura dedicada, hoje temos aplicativos leves, conectados a plataformas amigáveis, que facilitam a gestão para os empreendedores.
Se a solução que sua empresa utiliza trabalha exclusivamente com a perspectiva do passado, essa pode ser a hora de trocar.
Um sistema de gestão integrada vai promover a integração de sistemas, métodos e técnicas utilizadas em uma empresa. Ele vai unificar os processos e sistemas em uma só plataforma, permitindo que o gestor tenha uma visão integrada do funcionamento de todo o negócio.
Sinais de que está no momento de mudar seu sistema de gestão integrada
1. O atual sistema não acompanha as necessidades da empresa
Se você nota que o seu sistema de gestão integrada não acompanha as necessidades do seu dia a dia, saiba que algo está errado. De modo geral, esse é o primeiro e um dos mais graves sintomas que indicam ser preciso considerar outra solução para fazer o controle estratégico e operacional do negócio.
Muitas vezes, para que as tarefas rotineiras não sejam interrompidas, quem lida com o software adota algumas saídas alternativas. Porém, sabem que elas não correspondem exatamente ao que a empresa precisa.
Um exemplo de falta de adequação da ferramenta é quando diversos procedimentos são feitos com etapas faltando ou ignoradas.
2. Logística fraca
A dificuldade na logística pode resultar da falta de comunicação entre este setor e o de logística, por exemplo, gerando uma ineficiência que pode repercutir em atrasos na entrega, bem como demais erros que poderiam ser poupados com um ERP.
Isto vai gerar ônus para a empresa como um todo. Se há predominância desse tipo de problema, um ERP vai te auxiliar a uniformizar o trabalho, integrando os setores responsáveis a fim de garantir entregas corretas dentro do prazo estabelecido.
3. Informações desatualizadas
O sistema de gestão integrada também é utilizado para a emissão de notas fiscais. Além disso, a ferramenta permite fazer o controle das informações repassadas aos órgãos fiscalizadores. Dessa maneira, o software ajuda as empresas a cumprirem as exigências legais.
Se a legislação sofrer alterações e o sistema não acompanhar as mudanças, ele fica rapidamente desatualizado e pode causar prejuízos. Um erro contábil, por exemplo, pode resultar em multas e gastos com regularizações.
Contar com uma plataforma atualizada e conforme as normas atuais é imprescindível para a correta condução do seu negócio.
3. Falta de suporte técnico de qualidade
Esse fator é bastante preocupante e deixa claro que é chegada a hora de mudar de ferramenta. Tal indicativo por si só sugere que a fornecedora da solução não domina bem o seu próprio negócio. A expertise do projeto pertence aos desenvolvedores e os contratantes precisam que o suporte técnico seja fornecido.
Existe a possibilidade do fornecedor do sistema de gestão integrada estar se estabelecendo no mercado. Isso significa que ele ainda não tem uma sólida experiência, mas que está se desenvolvendo.
Contudo, é preciso que você avalie bem em que situação a empresa fornecedora do sistema se encaixa. Ligações ignoradas, tíquetes não respondidos e atendimento preguiçoso são alguns sinais de que manter esse relacionamento poderá prejudicar o negócio. Isso porque, sem ter a ajuda necessária, um pequeno imprevisto pode se transformar em um grande transtorno.
4. Dificuldade em utilizar o sistema
Outro sinal de que algo não vai muito bem é a grande dificuldade dos usuários para utilizar o sistema. A difícil usabilidade afeta a produtividade da equipe e do próprio gestor. Isso porque, as pessoas envolvidas acabam gastando mais tempo do que o normal na execução das tarefas.
Quando a situação chega a esse ponto, a ferramenta pode causar aversão por parte dos que a utilizam, aumentando a criação de controles paralelos — o que não é saudável para a gestão do negócio.
5. Desorganização e falta de integração
A desorganização empresarial pode ser mapeada quando há desconhecimento do fluxo de caixa, não há clareza sobre a quantidade matéria-prima disponível no estoque, bem como há dificuldade para calcular a quantidade de insumos.
Todos esses fatos são sinais evidentes de que a gestão não está integrada e setores trabalham de forma isolada, sem compartilhar informações que possam ajudar no crescimento coletivo da empresa.
Por que investir na integração de processos do negócio?
Em todos os casos, é preciso que você entenda qual é o motivo da deficiência e avalie se a gestão da ferramenta é falha, exigindo uma tomada de decisão imediata, ou se é algo que pode aguardar certo tempo para uma resolução definitiva.
Em caso positivo, visando a melhor performance da empresa, vamos avaliar os benefícios desse investimento.
1. Sistema de Gestão Integrada e a estratégia nas decisões
A visualização integrada dos processos e do desempenho das equipes dá ao gestor um panorama rico em informação sobre setores que dão maior lucratividade ou que têm maior produtividade.
Tais informações em relatórios entregues pelo sistema de gestão integrada servem de base para uma tomada de decisão mais precisa e eficaz, uma vez que ele consegue visualizar indicadores e métricas, analisando a atuação de cada setor ou desenvolvimento de cada processo, identificando prós e contras e remodelando a estratégia, caso haja necessidade.
2. Sistema de Gestão Integrada e a economia de tempo e dinheiro
Outro benefício evidente com a implantação de um ERP é a economia de custo e tempo. Afinal, o sistema integrado será alimentado por todos os setores e todos poderão visualizar os novos dados em tempo real.
O próprio software poderá processar e gerar relatório instantaneamente, atualizando os dados de acordo com a entrada deles no sistema. Na lógica dos procedimentos empresariais, isso facilita o trabalho e encurta o acesso de outros setores aos demais, por meio do ERP.
3. Otimização do trabalho
Aliado ao aumento da produtividade, temos a otimização do trabalho das equipes, também em função da integração dos processos e setores.
Assim, setores que geram informações que são relevantes entre si, como vendas e marketing, podem dialogar melhor sobre suas demandas e processos, acompanhando em tempo real o que está sendo executado e corrigindo falhas durante o processo.
Isso além de evitar retrabalho, contribui para a entrega do produto ou serviço com maior qualidade e sem atraso na entrega.
4. Segurança da informação
Pelo sistema de gestão integrada, o gestor consegue ter acesso a dados e informações relevantes e precisas sobre os processos e indicadores da empresa.
Essa segurança sobre a informação que se obtém é que permite tomar decisões corretas e efetivas, pois são realizadas em cima de um panorama real, diagnosticado pelo sistema de gestão integrada.
5. Redução de burocracias
A redução de burocracias está relacionada à eliminação de processos redundantes e ineficientes.
A falta de padrões definidos permite que os colaboradores adotem um sistema de trabalho próprio, incapacitando assim a tomada de decisões mais assertivas, qualidade de atendimento ou até mesmo o desenvolvimento de projetos.
Com a integração de gestão, é possível seguir uma abordagem sistemática, com processos efetivos, automação de atividades, aplicação de mudanças imediatas e direcionamento do foco da equipe naquilo que realmente importa: o core business do negócio.
Está na hora de mudar para um ERP de alta performance?
Alguns sistemas de gestão integrada, como o BSeller, por exemplo, possuem módulos integrados de Gestão (ERP), Atendimento (SAC), Logística (WMS) e Transporte (TMS), o que te permite conciliar e acompanhar todos os processos do seu e-commerce, de forma que a sua gestão seja fácil e ágil, para que a tomada de decisão seja sempre assertiva.
Se você sente que o seu sistema de gestão atual não tem conseguido dar conta do seu fluxo operacional ou que está na hora de alavancar o negócio, vale muito a pena considerar os fatores tratados anteriormente neste artigo e observar se é hora de mudar.
Um ERP completo poderá facilitar seu dia a dia, entregando maior performance e permitindo que você cresça de forma sustentável, com maior foco na estratégia e administração do negócio, deixando o sistema trabalhar na operação pra você.
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