Com o estoque mínimo, o lojista consegue saber a hora certa de fazer novos pedidos para não ficar sem mercadorias
O estoque mínimo é a quantidade mínima de itens que uma empresa deve ter armazenado para evitar a ruptura de estoque por motivo de desabastecimento. É uma forma de garantir que haja disponibilidade de um item que o consumidor está procurando e que é estratégico para a empresa. Dessa forma, ela pode atender a necessidade do cliente e faturar na venda daquele produto.
Também conhecido como estoque de segurança e estoque de reserva ou proteção, o estoque mínimo é um indicador para as empresas se planejarem. Com ele, as empresas podem fazer um pedido de reposição para o fornecedor e aguardar a entrega com uma certa folga até que os novos itens cheguem ao armazém. O empresário tem a segurança de atender a demanda atual de seus clientes e dos próximos dias, e em mais alguns dias ou semanas já terá novos itens para suprir as demandas futuras.
O estoque mínimo é o fôlego que a empresa precisa para cobrir a demanda até o prazo dado pelo fornecedor para a reposição daquele item. Por isso, cada produto precisa ser analisado individualmente ao se definir esse indicador.
Agora quando pensamos no prazo, também é importante que cada empresa analise sua própria realidade: uma indústria precisa entender quanto tempo leva até receber insumos e a matéria-prima necessária para manter a produção girando, já os lojistas precisam entender o giro daquele produto e também os prazos de seus fornecedores: se o item está pronto ou precisa ser fabricado, se o fornecedor é de uma cidade próxima, outro estado ou país, etc.
A seguir explicamos mais sobre esse tipo de estoque e como calcular essa reserva para não ficar sem produtos!
Por que é importante ter um estoque mínimo?
Acompanhar o indicador de estoque mínimo é essencial para que o negócio se mantenha funcionando até que uma reposição seja feita. Isso evita pausas desnecessárias no caminho e impactos na produção ou operação.
Sem um estoque mínimo, uma empresa poderia vender todos os seus itens e só aí iniciar um contato com o fornecedor para a reposição. Dependendo dos prazos de entrega, isso poderia significar até longos períodos sem vendas, com a equipe ociosa, despesas e salários caindo normalmente, mas sem a entrada de novos recursos para a empresa equilibrar estas contas.
Em períodos de maior demanda, como a Black Friday ou períodos de sazonalidade daquele produto, o estoque mínimo também ajuda a evitar a ruptura de estoque, com o esgotamento dos produtos. Essa continuidade da operação é também uma forma de proteger a imagem da empresa diante de um público fiel e evitar que as pessoas busquem o item em falta em outra loja concorrente.
A visão de um estoque mínimo, para segurança, e também do estoque máximo, que é a capacidade limite do seu armazém em comportar exemplares do produto, evita que o lojista fique sem produtos ou com itens sobressalentes, que fiquem encalhados no armazém. Isso é algo especialmente importante no setor de alimentação, bebidas, remédios – seja para humanos ou pets – que são itens orientados por uma data de validade. Caso o lojista não acompanhe bem seu estoque, ele pode acabar tendo muito desperdício, por isso, o estoque precisa ser bem acompanhado e o giro muito rápido.
Dicas para calcular estoque mínimo
Confira estas dicas e etapas para calcular seu estoque mínimo e a hora certa de fazer novos pedidos para seu fornecedor!
1) Atualize seu inventário de estoque
Tenha a certeza de ter uma boa gestão de estoque antes de começar. Isso significa um controle total das entradas e saídas de seus produtos, da forma mais segura e confiável possível. De preferência tenha um acompanhamento via sistemas de ERP e ferramentas tecnológicas que ajudem a manter essa atualização a mais automatizada possível, evitando erro humano no controle dos dados.
Depois, crie e analise relatórios destes dados. Quais os seus itens mais pedidos? Quais os itens mais rentáveis? Há tendências de maior demanda em algum período? Se sim, qual e o quanto esse aumento de pedidos representa em sua operação? Quantas unidades você possui atualmente de cada produto de seu portfólio? Essa compreensão sobre seu estoque vai ajudar nas próximas decisões e no entendimento do seu estoque mínimo ideal, além de quais itens você deve priorizar na reposição.
2) Analise sua média de vendas diária
Entender quantos itens você costuma vender em média, por dia, será fundamental para estabelecer o tempo que leva até zerar seu estoque atual. Preste muita atenção aqui, pois você pode perceber tendências bem distintas para os diferentes itens de seu inventário. Um hipermercado, por exemplo, pode vender dezenas de maçãs em um único dia e, ao mesmo tempo, passar dias ou até meses sem que alguém compre uma de suas barracas para camping. Por isso, a reposição das maçãs será consideravelmente mais rápida que o das barracas, certo?
Para entender a média de vendas diária, a conta é:
Consumo médio diário = consumo das mercadorias em um determinado período / dias do período analisado
Ex 1 – maçãs:
consumo médio diário = 365 maçãs / 30 dias
consumo médio diário = 12, 17 maçãs por dia
Ex 2 – barraca de camping:
consumo médio diário = 10 barracas / 365 dias
consumo médio diário = 0,027 barracas
Note que, no exemplo, a barraca não possui uma rotina de vendas diária, por isso, seus pedidos podem ser bem mais espaçados. Além disso, por não se tratar de um item perecível como as maçãs, isso impacta menos no tempo da reposição. Isto é, se o lojista quiser organizar novos pedidos de barracas trimestralmente ou semestralmente, não terá muito impacto. Já no caso das maçãs, como estragam rapidamente, não é possível comprar um estoque trimestral dos produtos: os novos pedidos precisam ser feitos com frequência de poucos em poucos dias, com base nesse consumo.
3) Analise o tempo de reposição
Quando você pede uma nova remessa de maçãs, quanto tempo o fornecedor leva para te entregar? E as barracas de camping? Qual o tempo para a entrega?
Ter essa previsão do tempo de entrega dos produtos será fundamental para calcular a hora certa de pedir novos itens para cada fornecedor. Além das características de cada produto, é possível que você tenha cenários completamente diferentes para cada item. Por exemplo, pode receber as maçãs de uma central de abastecimento em até 2 dias após o pedido e novas barracas em uma média de 60 dias, vindas de uma importação da Ásia.
4) Calcule o estoque mínimo
Agora que você já tem os principais dados de sua operação, será possível iniciar o cálculo do seu estoque mínimo. Com ele você sabe a quantidade de itens que sinaliza que seu estoque está começando a “pedir socorro”, ou melhor, indicando que é urgente que você faça uma reposição. A conta é a seguinte:
Estoque mínimo (Emn) = consumo médio diário x tempo de reposição
Ex 1 – maçãs:
Estoque mínimo (Emn) = 12,17 x 2 dias
Estoque mínimo (Emn) = 24,34 maçãs
Ex 2 – barraca de camping:
Estoque mínimo (Emn) = 0,027 x 60 dias
Estoque mínimo (Emn) = 1,62 barracas
Ou seja, se o lojista chegar ao limite de 25 maçãs, no primeiro exemplo, e 2 barracas, no segundo exemplo, estaria no limite para fazer um novo pedido e receber estes itens, considerando exclusivamente o tempo do transporte da mercadoria, saindo fornecedor até ele.
Mas, esse cálculo é bastante simplista, pois desconsidera o tempo que leva entre o pedido ser feito até a preparação dele e entrega ao transportador, o que pode levar um tempo adicional. Por isso, a depender do cronograma do fornecedor, o ideal é seguir ainda um outro cálculo: o ponto de pedido! Com ele, você consegue saber mais precisamente o momento de iniciar um novo pedido para seus produtos, considerando estas variáveis.
5) Calcule o ponto de pedido
Como explicamos, além do tempo da entrega, outros fatores podem impactar o prazo dos fornecedores, como a emissão do pedido, tempo de preparação do pedido, envio para a transportadora. Todos esses fatores podem acarretar um prazo real um pouco maior do que o previsto, quando olhamos apenas o tempo de transporte da mercadoria.
Por isso, o cálculo do Ponto do Pedido pode ajudar a evitar que esses contratempos impactem sua operação e você fique sem estoque. Mas, pra fazer essa conta será fundamental conhecer bem seu fornecedor e aspectos como:
- Tempo para cotação de preços em diferentes fornecedores;
- Tempo necessário para a emissão do pedido no fornecedor escolhido;
- Período que o fornecedor leva para aprovar e preparar o pedido até deixá-lo disponível para a entrega;
- Tempo de transporte da mercadoria desde o envio pelo fornecedor até a chegada ao seu local de recebimento.
Com estes dados, podemos calcular:
Ponto de Pedido = C (média de consumo de mercadorias por dia) x TR (tempo de reposição) + Emn
Ex: maçãs
Ponto de Pedido (PP) = (12, 17 x 2) + 24,34
Ponto de Pedido (PP) = 48,68 maçãs
Com isso, ao chegar a um estoque de 49 maçãs já é recomendado que o lojista inicie o procedimento para solicitar uma nova remessa de maçãs para reposição – e não esperar chegar a 25 como sugeria o cálculo do estoque mínimo, que desconsidera esse tempo extra para o faturamento do pedido e preparação da mercadoria.
Ex: barraca de camping
Ponto de Pedido (PP) = (0,027 x 60) + 1,62
Ponto de Pedido (PP) = 3,24 barracas
Ou seja, quando o estoque chegar a quatro barracas, e não duas, como sugere o estoque mínimo, o lojista já deve iniciar a abertura do pedido para o fornecedor.
Agora que você sabe como calcular seu estoque mínimo e o ponto de pedido de cada item, que tal analisar seu estoque, separar seus principais itens, por demanda e faturamento, e começar a se organizar para não ter ruptura?
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