5W2H: o que é essa metodologia e como usá-la?

Conheça a sigla 5W2H e veja como você pode aplicá-la no seu negócio para alcançar melhores resultados e somar mais vendas

De origem japonesa, a metodologia 5W2H foi criada com o objetivo de otimizar o tempo de produção mantendo a qualidade final, sendo uma ferramenta bastante objetiva para desenvolver planos de ação.

A ideia é tão simples e prática que passou a ser utilizada em diversas áreas de negócio, já que ela também ajuda a organizar atividades, colocar metas em prática e até evitar possíveis ruídos durante os processos.

O que é 5W2H?

A sigla 5W2H é formada pelas iniciais, em inglês, de sete perguntas que compõem essa metodologia e formam algo parecido com uma checklist de tarefas e prazos que devem ser realizadas para concretizar um determinado plano.

Com essas perguntas, todos os profissionais envolvidos no projeto conseguem ter mais clareza para a realização de cada tarefa. São 5 perguntas iniciadas pela letra “W” e 2 com a letra “H”, por isso, 5W2H. Confira cada uma delas e o seus significados:

1 – What (O que?)

Qual é o projeto ou plano que você quer colocar em ação? Descreva os objetivos e metas a serem alcançadas e tudo que será necessário para concretizá-los.

2. – Why (Por que?)

Por que esse plano precisa ser feito? Descreva os motivos e justifique a importância da realização desse projeto de forma clara para todos os envolvidos.

3 – Where (Onde?)

Onde esse plano será feito? Lembrando que ele pode ser aplicado a um local ou até de um setor específico.

4 – Who (Quem?)

Quem serão os responsáveis? Nomeie quem são as pessoas ou equipes encarregadas por cada etapa do projeto.

5 – When (Quando?)

Quando este plano deve ser entregue? Quais são os prazos? O ideal aqui é montar um cronograma, destacando as datas de início e fim de cada uma das etapas.

6 – How (Como?)

Como o seu plano será executado? Descreva os processos necessários para a realização desse projeto e aproveite as suas respostas do “quem?” e “quando?” para identificar os responsáveis por cada etapa e os prazos.

7 – How much (Quanto?)

O “quanto?” pode se referir às despesas do seu plano ou a quantidade de processos que serão realizados. Se no seu plano ele estiver ligado às despesas necessárias para a realização do projeto, lembre-se de estimar todos os gastos e recursos envolvidos na execução e atente-se para não ultrapassar o seu orçamento.

Por que utilizar a metodologia 5W2H?

O objetivo principal do 5W2H é facilitar a execução de um plano. A metodologia é tão simples que ela pode ser concluída sem a necessidade de uma equipe especializada ou até de custos extras.

Usar a 5W2H trará mais praticidade e organização para as tomadas de decisão da sua empresa e mais clareza para os colaboradores, facilitando a divisão de tarefas e aumentando a produtividade da sua empresa.

Quando utilizar o 5W2H?

Se você pensou que você não tem onde aplicar o 5W2H…Acredite, você tem, sim!

Você não precisa de um motivo grandioso para usar o 5W2H. A metodologia pode ser aplicada em inúmeras situações ou momentos de uma empresa, como:

Para solucionar um problema;
Para identificar oportunidades de melhoria;
Para o lançamento de um produto ou serviço;
Para estabelecer uma meta da empresa;
Para construir um novo hábito na equipe.

No dia a dia, o 5W2H também pode ajudar na organização dos seus processos ou na criação de um planejamento mais assertivo, principalmente quando você não sabe muito bem por onde começar ou para onde levar o projeto.

Então, não tem desculpa! Você pode utilizar essa metodologia independentemente do tamanho do seu negócio, do momento em que ele se encontra ou do segmento em que ele está inserido.

Como fazer o 5W2H?

A melhor forma de fazer o 5W2H é usando uma planilha real, assim você consegue ter uma visão geral do projeto. Além disso, é importante que você seja bastante detalhista em todas as respostas, não deixando espaço para dúvidas ou erros de interpretação.

Você pode pegar uma folha de papel ou um quadro e listar todas as perguntas, deixando um espaço para as suas respostas. Dessa forma:

O que?	Por que?	Onde?	Quem?	Quando?	Como?	Quanto?

Quando todas as perguntas do 5W2H estiverem respondidas, não pense que acabou! Muito pelo contrário, esse será apenas o ponto de partida para todo o trabalho.

Na hora de colocar o plano em ação, não se esqueça de deixar uma pessoa responsável pelo andamento dos processos, checando cada uma das etapas e realizando modificações sempre que necessário para que o objetivo seja alcançado dentro do prazo estabelecido.