O que é Kanban e como usá-lo?

Conheça o método Kanban e veja como ele pode melhorar a produtividade e otimizar os processos do seu negócio

A palavra Kanban tem origem japonesa e na tradução significa “cartão”, “sinalização” ou “sinal visual”. Isso porque o Kanban consiste em um método de gestão de projetos e de fluxo de produção que utiliza um sistema mais visual para garantir a eficiência dos projetos de uma empresa.

A organização proporcionada pelo Kanban garante um fluxo de trabalho mais otimizado, a fim de fazer com que todos os envolvidos produzam ainda mais e de forma eficiente. Mas, antes de explicar como esse método pode ser aplicado no seu negócio, vamos recapitular alguns pontos.

O surgimento do Kanban

O Kanban nasceu no final da década de 1940, dentro da Toyota, fabricante de automóveis. Por esse motivo, inclusive, surgiu como parte do Sistema Toyota de Produção.

O objetivo desse sistema era promover um fluxo de produção mais eficiente, garantindo que não faltassem produtos ou matéria prima durante os processos, mas que eles também não fossem produzidos de forma que excedesse a quantidade ideal. Ou seja, equilibrando a linha de produção e garantindo toda a produtividade do negócio.

Após alguns anos, o Kanban deixou de ser aplicado apenas nas indústrias e começou a ser usado em setores comerciais e até áreas de marketing para facilitar a gestão de tarefas dos times.

Onde usar o Kanban?

Apesar da origem no setor industrial, hoje, o Kanban é aplicado nas mais diversas áreas de mercado. Como o método possui um objetivo mais focado no fluxo de trabalho e na gestão de projetos – independentemente do tema desse projeto – e não em uma área específica, ele acaba se tornando um método bastante flexível e que pode ser adaptado para qualquer negócio.

Se você possui uma loja física ou online, por exemplo, você pode usar o Kanban para otimizar o seu estoque, garantindo um maior equilíbrio no seu negócio. Se você tem produtos parados no estoque ou itens que estão sempre em falta na sua loja, por exemplo, o Kanban te ajuda a otimizar essa gestão para garantir giro de estoque e produtividade para o dia a dia do seu negócio. Sem faltar e nem desperdiçar nada!

Como funciona o Kanban?

Lembra que nós falamos que o Kanban é um sistema mais visual? É porque a base do Kanban é a utilização de pequenos cartões – como a tradução do próprio nome sugere – ou os famosos post-its coloridos, por exemplo, como sinalizadores.

Dessa forma, esses cartões garantem que todos os envolvidos em um projeto entendam em que pé está cada coisa. O que ainda deve está feito, o que está sendo feito e o que já foi finalizado, tudo isso é apresentado de forma clara e didática.

Essa visualização completa e simples das etapas fará com que todos os envolvidos naquele projeto consigam se comunicar e planejar os próximos passos de forma mais rápida e eficiente.

Os post-its e cartões são mais simples de serem utilizados, porém, hoje em dia, também existem plataformas online de gestão de projetos que podem te auxiliar na visualização e orientação de trabalhos em equipe e proporcionar exatamente o que o Kanban promove.

Tipos de Kanban

O Kanban é um método bastante flexível, podendo ser adaptado para as necessidades de cada negócio ou setor de atuação. E apesar dele sempre ter um mesmo objetivo – a melhor gestão e otimização dos processos – ele pode ser dividido em dois tipos. Entenda como funciona cada um deles e suas utilizações.

Kanban de movimentação

Esse modelo de Kanban é utilizado quando um processo possui diferentes setores ou departamentos envolvidos e cada um é responsável por uma etapa. Assim, quando um termina uma etapa, o próximo é notificado para iniciar a sua parte do processo.

Um exemplo desse tipo de Kanban é a própria Toyota, que criou o método. Ao ser fabricado, um carro passa por diferentes etapas, como montagem, pintura, acabamento, entre outras. E uma depende diretamente da outra, sendo assim, quando a equipe de montagem finalizar a sua parte, eles devem notificar a equipe de pintura e assim em diante, até a conclusão do processo.

Kanban de produção

Esse tipo de Kanban foca naquele sistema mais visual que falamos anteriormente, onde são utilizados post-its ou cartões, proporcionando um olhar geral do andamento do projeto por parte de todos os envolvidos.

Assim, no Kanban de produção, cria-se um mural que será dividido em três etapas básicas para o progresso de um projeto:

To do (para fazer): tudo que ainda deve ser feito;

Doing (fazendo): tudo que ainda está sendo feito;

Done (feito): tudo aquilo que já foi concluído.

Cada post-it ou cartão representa uma tarefa diferente que deve ser executada e também deve conter informações como: uma breve descrição, prazo limite para a entrega e quem é o profissional ou time responsável para a realização daquela atividade.

Conforme o andamento do projeto, os cartões ou post-its se movimentam no quadro até chegar a última etapa, que sinaliza que as tarefas foram concluídas. Dessa forma, todas as pessoas envolvidas conseguem visualizar tudo que está sendo feito.

Essas três etapas do Kanban são básicas, mas isso não quer dizer que você deve se prender a elas. Assim, caso seja necessário, ajuste as etapas de acordo com as necessidades da sua operação e adicione novas fases para garantir o melhor desempenho do seu time e um fluxo de trabalho mais adequado ao seu negócio.

Além disso, nesse modelo de Kanban é interessante que você coloque um limite para a quantidade de tarefas presentes entre “Para Fazer” e “Feitas”, não permitindo que muitas demandas sejam executadas ao mesmo tempo. Dessa forma, você evita gargalos de produção e cria um fluxo de trabalho mais fluido e efetivo.

Como atualmente tudo é adaptado para o ambiente digital, há quem diga que existe um terceiro tipo dessa metodologia: o E-Kanban. Esse modelo mais moderno não seria nada mais do que uma versão digital do sistema, afinal, hoje temos diversas plataformas e softwares online que oferecem sistemas muito parecidos com o criado no Kanban, trazendo eficiência e agilidade na produção dos times.

Ferramentas como Trello, Jira, Planner e outras podem ser formas de adaptar a técnica para o digital e envolver seu time nesta metodologia eficiente de gestão. E, caso alguns times não acessem o computador ou você prefira, pode criar os quadros com os famosos post-its, que vão passando de coluna a coluna até a conclusão da tarefa.

Pra que serve o Kanban?

A utilização do Kanban pode trazer diversos benefícios para um negócio, não importa a área ou setor da empresa. Afinal, o sistema foca na maior produtividade e na melhoria do fluxo de trabalho desse ambiente.

Sendo assim, confira todos as vantagens que o seu negócio pode ter aplicando o Kanban:

A execução é simples

Você não precisa de nenhuma tecnologia de ponta ou materiais específicos para aplicar o Kanban no seu negócio. Ele é simples, fácil e pode ser aplicado em qualquer negócio por um custo muito baixo.

O principal é ter um mural onde você possa adicionar todos os cartões, papéis, post-its ou qualquer outro material onde você possa escrever e detalhar as demandas do seu negócio. Com isso feito – e com todas as etapas necessárias para a conclusão do projeto já desenhadas – você pode começar a usar o Kanban e aproveitar as vantagens que ele oferece para a sua empresa.

Aumenta a produtividade do negócio

Como um sistema visual, o Kanban permite que todas as informações, tarefas e atualizações sobre o projeto ficam disponíveis para todos os colaboradores que estão trabalhando no projeto. Dessa forma, eles conseguem ter ainda mais autonomia sobre suas responsabilidades, organizando o fluxo de trabalho de uma forma mais vantajosa.

Assim, a produtividade é favorecida , pois todas as demandas estão sempre alinhadas e são realizadas com mais agilidade.

Melhora a comunicação

O uso do Kanban favorece a comunicação entre todos os envolvidos no projeto e, dependendo do caso, até entre times ou setores diferentes. Isso faz com que a colaboração entre todas, seja para produzir, trocar ou dar feedbacks seja constante.

Esse ambiente mais comunicativo e acessível a todos enriquece o fluxo de produção, tornando os processos ainda mais eficientes.

Ajuda a priorização de tarefas

O sistema de mural criado pelo Kanban possibilita que todos visualizem com facilidade o fluxo de trabalho completo, facilitando o entendimento de todos os prazos e das tarefas que devem ser feitas com mais urgência.

Assim, todos conseguem se organizar e priorizar aquelas demandas que devem ser entregues antes, deixando para depois as que podem ser feitas com mais tempo, resultando em uma melhor produtividade para o projeto, onde há menos gargalos e uma melhor utilização do tempo hábil.

Essa priorização também pode acarretar na eliminação de algumas tarefas, uma vez que, o time também passa a focar mais nas demandas que trazem mais resultados para a empresa, deixando de lado aquelas que já não são mais tão necessárias.

Cria um fluxo de trabalho mais vantajoso

A visualização criada pelo método Kanban melhora o fluxo de trabalho pois permite que todos os colaboradores enxerguem com clareza todas as demandas, etapas, prazos e outros detalhes de cada tarefa e seus responsáveis.

Isso faz com que os ajustes necessários sejam identificados com mais facilidade e que essas adaptações sejam feitas com mais assertividade também, melhorando a produtividade do time e favorecendo o andamento do projeto.

Além disso, como as responsabilidades e prazos ficam mais claros para todos, o fluxo de produção acaba sendo mais ágil e eficaz, pois os colaboradores conseguem priorizar tarefas e trabalhar em conjunto, tendo uma visão geral do quadro Kanban.

Reduz custos do seu negócio

Quando você tem um fluxo de trabalho mais eficiente e produtivo, isso impacta diretamente o custo da sua empresa, uma vez que, os desperdícios são facilmente identificados e eliminados com uma maior antecedência.

Sendo assim, o Kanban pode ser um forte aliado quando levamos em consideração um possível corte de gastos operacionais. Afinal, com essa visualização das tarefas e da necessidade de cada passo do projeto, é possível enxergar aquilo que não é mais uma prioridade e reduzir ou até mesmo eliminar os desperdícios naquele cenário.

Os princípios do Kanban

Para garantir todos esses resultados e vantagens, o Kanban se apoia em quatro pilares fundamentais. São eles:

1º. Comece com aquilo que você já faz ou está fazendo

O Kanban busca melhorar e otimizar os processos, e não fazer mudanças ou até transformar algo. Como explicamos anteriormente, o Kanban é extremamente versátil, podendo ser aplicado nos mais diversos negócios ou fluxos de trabalho. Ainda assim, ele garante uma melhor produtividade, onde quer que seja usado.

2º. Busque uma mudança evolutiva e incremental

O Kanban foca nas pequenas mudanças que geram grandes resultados. Mudanças muito grandes ou até radicais podem gerar resistência e até atritos. Sendo assim, o sistema busca a melhora contínua de um fluxo de trabalho já existente no seu negócio, gerando assim uma maior produtividade.

3º. Respeite os processos e responsabilidade de cada cargo

Assim como o Kanban respeita os fluxos de trabalho atuais do seu negócio, ele também entende e reconhece as funções de cada pessoa que faz parte daquele projeto. Ou seja, não será necessário fazer mudanças organizacionais, a não ser que elas façam sentido para o seu negócio.

4º. Incentive atos de liderança em todos os níveis

Para garantir a melhoria contínua , é importante que todos que estejam envolvidos no Kanban adquiram essa mentalidade de melhorar os processos de forma otimizada – como o Kaizen sugere, por exemplo. Quando cada um realiza a sua função buscando os melhores resultados, os projetos são feitos de forma ágil e eficiente.

Como o Kanban funciona na prática?

Por se tratar de um sistema visual, a eficiência do Kanban depende diretamente dos profissionais envolvidos nos processos e também da forma como ele é implementado.

Como já falamos, o Kanban é um método extremamente versátil e flexível, podendo ser adaptado para diferentes negócios e necessidades. Como seu objetivo é criar um fluxo de trabalho mais fluido e com menos gargalos, você deve saber como usar o sistema da melhor maneira possível para garantir isso.

Adaptando o Kanban para o seu negócio

A definição do Kanban de produção traz aquelas três colunas mais básicas da execução de qualquer projeto: to do (para fazer), doing (fazendo), done (feito). Porém, isso não quer dizer que você deve utilizar o método exatamente dessa forma.

Caso seja necessário, você pode criar novas colunas e adaptar o Kanban para as necessidades do seu projeto ou do seu negócio. Você pode criar uma coluna de “Teste” ou “Aprovação” entre “Fazendo” e “Feito”, por exemplo, se algumas tarefas pedem essa etapa.

Uma outra opção é criar uma coluna de pendências para sinalizar aquelas tarefas que não são prioridade, mas não devem ser esquecidas.

Se as três colunas básicas funcionarem para o seu projeto, vá em frente! Porém, se esse não for o seu caso, não tenha medo de adaptar e criar novas colunas e etapas para a execução do seu projeto. Dessa forma, você cria um fluxo de trabalho mais alinhado ao negócio e evita confusões e gargalos.

Só tenha cuidado, claro, para não criar colunas em excesso e acabar se perdendo nos fluxos.

Como usar o Kanban no seu negócio?

Implementar o Kanban no seu negócio pode ser mais simples do que você imagina, principalmente agora que você já conhece todos os detalhes desse método, como o elemento principal, que é o mural ou quadro Kanban, como também é conhecido.

Mas antes de colocar a mão na massa, responda as perguntas abaixo para garantir que o Kanban será utilizado da melhor maneira possível no seu negócio, oferecendo mais eficiência e produtividade para a sua empresa.

O time está preparado?

Você já conhece o método Kanban, mas e a sua equipe? Novos sistemas podem causar confusão quando usados pela primeira vez, por isso, como primeiro passo, prepare o seu time e instrua todos os envolvidos.

Garanta que todos entendam a metodologia e os benefícios, fazendo com que eles vejam essa novidade como algo que realmente trará vantagem para a produtividade de todos e, consequentemente, para o projeto.

Quais são as etapas do projeto?

Você já sabe que o Kanban consiste em um mural com três etapas básicas, mas quais etapas são necessárias para a realização do seu projeto? O To Do (Para Fazer) e o Done (Feito) são essenciais, porém, tudo que aparece entre essas duas etapas é completamente personalizável e deve ser estruturado por você.

Para garantir um fluxo de trabalho eficiente, otimize o seu quadro Kanban com todas as etapas necessárias para a conclusão. Além disso, lembre-se de colocar um limite nas tarefas em fase de produção.

Quais são as prioridades do projeto?

Agora que você já definiu todas as etapas necessárias para o seu projeto ser realizado, quais são as tarefas prioritárias? Essa definição te ajudará a organizar melhor os prazos de cada coisa e entender o que deve ser começado com mais imediatismo.

Entendendo a prioridade de cada tarefa, você estrutura melhor o seu time, evita possíveis gargalos, cria prazos melhores e faz com que todos trabalhem de forma mais assertiva e eficiente com o Kanban.

Kanban X Scrum

Embora as duas metodologias tenham algumas similaridades, como foco no cliente, flexibilidade, transparência, divisões em sub-tarefas e equipes autogerenciáveis, o Scrum e o Kanban são um pouco diferentes.

O Scrum é um framework ágil que surgiu dentro do universo de desenvolvimento de softwares e foca em garantir a entrega de projetos na melhor velocidade possível com um bom valor agregado.

Sendo assim, ele é muito voltado ao trabalho em equipe, e estimula todos a aprenderem rápido com erros e experiências. Veja a seguir algumas diferenças entre os dois métodos!

Definição de papéis

No Scrum, a definição de papéis é muito clara: é preciso ter um Scrum Master, um Scrum Owner e o Scrum Team, ou seja, o mestre Scrum que garante que o método seja entendido e aplicado; um “proprietário”, que busca maximizar o valor do produto e o time que irá desenvolver o produto.

Já no Kanban não existe uma divisão específica por papéis e, por isso, ele acaba sendo menos supervisionado, como para controle de estoque por exemplo. Mas também, ele pode acabar funcionando melhor numa gestão de times mistos ou onde as pessoas trabalhem em projetos diferentes, mas mantendo contato ao longo do processo.

Reuniões

No Scrum é fundamental ter uma reunião diária que dure 15 minutos, não mais que isso, onde cada um conta rapidamente ao restante do time no que irá trabalhar durante aquele dia.

No Kanban não existe uma obrigatoriedade de datas e tempo para as reuniões. Cada gestor poderá criar e adaptar os encontros de acordo com as necessidades de sua equipe.

Prazos

No Scrum, as grandes tarefas são divididas em pequenas entregas que devem ser feitas a cada novo Sprint que, em geral, costumam durar 15 dias. Seu foco é a velocidade e o aprimoramento da entrega.

No Kanban as atividades são constantes, com um fluxo contínuo de execuções e entregas e seu foco é o “work in progress” (ou “trabalho em progresso”, na tradução), que busca limitar o número de atividades em andamento.

Tanto as tarefas em desenvolvimento, como aquelas que ainda estão passando por revisão estão ocupando o tempo de sua equipe, mas sem gerar valor real ao cliente, pois ainda não foram concluídas. Por isso, o Kanban busca garantir maior foco e produtividade nelas para que sejam finalizadas.

Use o Kanban com outras metodologias

Para melhorar os processos da sua empresa, cada vez mais você ainda pode atrelar o Kanban a outras metodologias para garantir o desenvolvimento do seu negócio no mercado.

O Kaizen é um exemplo que nós já citamos no texto e pode ser aplicado em diversas áreas que buscam aprimorar suas operações e processos diários. Outra opção que lembra bastante o conceito do Kanban é o Ciclo PDCA, que tem o objetivo de melhorar os processos de forma contínua a partir de quatro etapas que ocorrem de forma cíclica: plan (planejar), do (fazer ou executar), check (verificar) e act (agir).

Já o 5W2H é uma metodologia também de origem japonesa que foi criada com o propósito de otimizar o tempo de produção mantendo a qualidade final. No todo, esse método consiste em sete perguntas que formam uma checklist completa de tarefas e prazos, duas iniciadas pela letra “H” e cinco iniciadas pela letra “W”: what (o quê?), why (por que?), where (onde?), who (quem?), when (quando?), how (como?), how much (quanto?).

Comece a aplicar o Kanban

Entendeu como o Kanban pode auxiliar a sua empresa a ter um fluxo de trabalho mais produtivo, sempre mantendo a qualidade no final? Lembre-se de todos os pontos necessários para aplicar esse método no seu negócio e impulsione os seus resultados!