Inscrição Estadual: o que é e como criar uma?

Entenda o que é a Inscrição Estadual, qual a função dessa documentação e como ela garante a legalidade das operações comerciais

A Inscrição Estadual é mais um quesito de formalização dos negócios que garante a legalidade da operação e segurança de todas as partes envolvidas.

E ao mesmo tempo que a formalização é essencial, ela também gera muitas dúvidas para os empreendedores, principalmente aqueles que estão começando no mercado. Afinal, são diversas burocracias e documentos que devem ser resolvidos e, muitas vezes, é difícil entender o que é realmente necessário e o que não é fundamental para o funcionamento do negócio.

A Inscrição Estadual é mais um desses questionamentos, pois ela é primordial para muitos modelos de negócio e possui diversas particularidades dependendo da localização da empresa. Mas qual será a função desse registro? Será que o seu negócio precisa dele? Continue lendo e entenda todos os detalhes.

O que é Inscrição Estadual?

A Inscrição Estadual é um registro estadual que está diretamente vinculado ao cadastro do ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços). Ou seja, esse registro é obrigatório para todas as empresas que trabalham com a comercialização de qualquer tipo de produto, já que para realizar o pagamento desse imposto, é necessário realizar a Inscrição Estadual.

A inscrição formaliza a contribuição dos negócios junto à Receita Estadual e por isso deve ser feita junto ao Estado onde a empresa está localizada, garantindo a legalidade da operação.

Esse registro é composto por umas série numérica de 9 dígitos, muito semelhante com o CNPJ, porém, eles funcionam da seguinte forma:

Os 2 primeiros dígitos indicam o estado de cadastro;
Os 6 dígitos seguintes são os números da inscrição de empresa;
O último dígito é o verificador ou dígito de controle.

Como estamos falando de uma documentação estadual, o registro é uma responsabilidade de cada Estado, que pode ter exigências e regras diferentes – assim como o próprio ICMS, que possui legislações distintas em cada região. Por exemplo, existem Estados em que a inscrição chega a ter até 14 dígitos

Sendo assim, antes de realizar a Inscrição Estadual do seu negócio, busque sempre informações exatas sobre a sua região e garanta que o processo flua de forma ainda melhor para facilitar e agilizar o cadastro da sua empresa.

Qual é a função dessa inscrição?

Como falamos anteriormente, a Inscrição Estadual está vinculada ao ICMS. Isso porque ela serve justamente para o recolhimento desse imposto, a emissão da Nota Fiscal de Produto (NF-e) e a formalização do negócio frente à Receita Federal.

Quando esse registro é obrigatório?

Como a Inscrição Estadual se refere à liberação da Secretaria da Fazenda para o cadastro do ICMS, a documentação é essencial para as empresas que realizam qualquer atividade comercial, industrial e de transporte intermunicipais, interestaduais e internacionais.

Sendo assim, entenda em quais casos é necessário fazer a Inscrição Estadual:

Empresas que devem ter Inscrição Estadual

O Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) incide sobre diferentes produtos comercializados dentro do território brasileiro. Assim, todas as empresas que trabalham com a comercialização de produtos precisam garantir a Inscrição Estadual para realizar o pagamento desse imposto e legalizar suas operações.

Confira alguns exemplos de operações que pagam o ICMS e, consequentemente, precisam realizar a Inscrição Estadual:

Venda de produtos em comércios ou indústrias;
Importação de mercadorias (mesmo que para consumo próprio);
Transporte entre municípios ou estados;
Prestação de serviços no exterior;
Serviços de telecomunicação.

Independentemente se a sua loja é online ou física, ela precisa ter a Inscrição Estadual para a comercialização dos produtos. Além disso, lembre-se que sempre que um produto é enviado ao cliente, é necessário emitir e enviar também a Nota Fiscal de Produto (NF-e)

Empresas que não precisam desse registro

Existem algumas situações de comercialização de produtos em que o negócio não precisa criar a Inscrição Estadual ou pagar o ICMS, como é o caso da venda de cursos online, por exemplo.

Porém, preste atenção pois não são todos os casos que permitem a comercialização de produtos ou serviços sem esse registro. E, dependendo das circunstâncias, também será necessário emitir uma Nota Fiscal de Serviço (NF-S), que exigirá que o seu negócio tenha uma Inscrição Municipal.

Inscrição Estadual X Inscrição Municipal

As duas inscrições possuem funcionalidades muito semelhantes, uma vez que, elas permitem o cadastro de recolhimento para impostos. Então, assim como a Inscrição Estadual está para o cadastro do ICMS, a Inscrição Municipal está para o cadastro e recolhimento do ISS (Imposto Sobre Serviços).

Em muitos casos, as empresas precisam garantir as duas inscrições para realizar a comercialização de forma regularizada perante a Receita Federal e, quando necessário, emitir a Nota Fiscal de Serviço (NF-S).

Microempreendedor Individual precisa da Inscrição Estadual?

Os microempreendedores individuais (MEIs) que atuam com a comercialização de produtos, indústria ou transporte devem garantir suas Inscrições Estaduais, uma vez que, eles devem realizar o pagamento do ICMS.

No caso do MEIs, a Inscrição Estadual é feita automaticamente quando o empreendedor seleciona o tipo de atividade que será realizada pela empresa.

Já os MEIs que trabalham unicamente com a prestação de serviços não precisam fazer o pagamento do ICMS e a Inscrição Estadual, porém, os mesmos deverão realizar a Inscrição Municipal para o pagamento do ISS e para a emissão da Nota Fiscal de Serviço (NFS-e).

Como criar sua Inscrição Estadual?

A Inscrição Estadual pode ter algumas particularidades dependendo do Estado. Normalmente, o registro é feito na SEFAZ (Secretaria da Fazenda) do Estado onde a empresa está localizada.

No site da SEFAZ, é possível encontrar mais informações sobre a solicitação, além de todos os documentos necessários para o processo. Como cada estado possui suas próprias regras, tanto o processo quanto os documentos exigidos podem ter diferenças, por isso, sempre cheque as informações do seu Estado.

De qualquer forma, ao dar início nesse cadastro, tenha em mente que algumas das informações e documentos exigidos são:

RG;
CPF;
Certificado de Microempreendedor Individual (se necessário);
Comprovante de endereço da empresa e da residência;
Fotos do estabelecimento (ou da residência se for porta a porta);
Alvará de funcionamento;
E-mail.

Como consultar a sua Inscrição Estadual?

A consulta da Inscrição Estadual pode ser feita pelo site do SINTEGRA utilizando seu CNPJ, CPF ou outros dados. Confira um passo a passo completo para realizar sua consulta:

Acesse o site www.sintegra.gov.br
Selecione o Estado em que a sua Inscrição Estadual está cadastrada – você pode clicar no próprio mapa ou na lista ao lado
Na página seguinte, selecione como você decide realizar a consulta – usando a CCE (IE), CNPJ ou CPF – e insira os dados.
Clique em consultar e confira as suas informações.

Se você é MEI, o processo acontece de forma diferente. Os Microempreendedores Individuais podem fazer a consulta pelo site de Emissão de Comprovante de Inscrição e de Situação Cadastral. Nele, será necessário informar o CNPJ para confirmar a consulta.

Entendeu o que é a Inscrição Estadual e para que ela serve? Se você pensa em abrir um negócio e quer comercializar produtos em uma loja online ou física, essa inscrição será essencial para a regularização e formalização da sua empresa. Boas vendas!