Plano de ação: o que é e como criar um?

Entenda o que é um plano de ação e qual a sua importância para o crescimento e desenvolvimento de um negócio

Qual é o plano de ação da sua empresa? Independentemente do tamanho ou do segmento do seu negócio, planejar suas metas como empresa é essencial para garantir melhores resultados.

Mais do que garantir que você alcance os principais objetivos do seu negócio, ter um plano de ação te ajuda a organizar a sua empresa de forma geral, auxiliando na gestão do seu negócio.

Afinal, quando você define onde quer chegar e como fará para chegar lá, você determina uma série de tarefas e rotinas que devem ser cumpridas para garantir resultados certeiros.

Ou seja, o plano de ação deve ser sempre o seu ponto de partida! Pois, com ele, você visualiza tudo que é necessário colocar em prática para que a sua empresa cresça e alcance as metas definidas.

Continue lendo para saber mais detalhes e conferir um passo a passo completo para criar o seu próprio plano de ação.

O que é um plano de ação?

O plano de ação, também conhecido como plano de atividades, irá documentar de forma organizada, clara e eficiente tudo aquilo que você planeja para o seu negócio.

É por meio desse documento que você irá definir metas e objetivos para a sua empresa, além de determinar todas as atividades que devem ser realizadas para que esses resultados sejam alcançados.

No plano de ação, você ainda pode definir tarefas – desde as mais simples até as mais complexas – e determinar os responsáveis por cada uma delas. Com todas essas etapas descritas no plano de ação, fica ainda mais fácil fazer o acompanhamento e a gestão do seu negócio, garantindo que todos estejam caminhando em direção ao mesmo objetivo.

Assim, podemos dizer que o plano de ação funciona como um guia para a empresa, com todas as obrigações das equipes e colaboradores, além de datas de entregas, prazos, cronogramas e metas bem definidas e claras para todos os envolvidos.

Qual a importância do plano de ação?

Como falamos anteriormente, o plano de ação garante que tudo na sua empresa seja feito com propósito, uma vez que as metas e objetivos do negócio estão claras para todos os colaboradores – assim como suas responsabilidades e prazos das tarefas – todos eles passam a caminhar para a mesma direção.

Ou seja, mais do que estipular afazeres e determinar metas a serem alcançadas, o plano de ação é capaz de potencializar a produtividade, já que o controle das tarefas e as tomadas de decisões são feitas de forma assertiva, sempre guiadas por esse documento.

Dessa forma, o plano de ação também te ajuda a determinar alguns indicadores de desempenho (KPIs) e acompanhar constantemente cada etapa das atividades, possibilitando a realização de análises e propondo melhorias durante o processo.

Ter um plano de ação também pode impulsionar outros momentos do seu negócio, como:

– Na organização de atividades, estipulando uma quantidade total de tarefas e determinando quais são as mais urgentes ou que merecem mais atenção;

– No planejamento de tarefas, com a criação de um cronograma de ações, com prazos e datas de entrega;

– Na criação de um plano de contingência, prevendo erros e riscos e sabendo conter possíveis crises durante a realização das tarefas.

Como montar um plano de ação para o seu negócio?

1. Onde você quer chegar com a sua empresa? Determine objetivos claros!

O primeiro passo para criar um plano de ação é determinar os principais objetivos da sua empresa, para que isso guie o seu planejamento estratégico.

Se você está começando um negócio, essa etapa será essencial, pois é aqui que você irá definir alguns detalhes importantes, como valores e a visão que a sua empresa quer passar aos clientes e a missão ou propósito como negócio.

Missão, Visão e Valores são conceitos que devem nortear todas as decisões da sua empresa e, por isso, são consideradas uma grande ferramenta de gestão organizacional, auxiliando na definição das melhores estratégias para o crescimento da Companhia.

Outra ferramenta interessante para você que está tirando um negócio do papel é o MVP. A sigla significa Minimum Viable Product ou Mínimo Produto Viável, em português. O foco do MVP é lançar algo o mais rápido possível, fazendo com que esse lançamento atenda a padrões mínimos de qualidade para ganhar aceitação pelo mercado.

Ou seja, com o MVP você consegue desenvolver um planejamento para o seu negócio de forma simples e ágil, para lançá-lo rapidamente no mercado.

Se você já tem um negócio próprio e estruturado, lembre-se que o plano de ação não precisa necessariamente abranger toda a empresa. Ele pode se referir a um projeto específico e temporário, e até envolver apenas uma das áreas ou equipes do negócio.

Criar um roadmap é uma ótima alternativa tanto para quem já tem um negócio quanto para aqueles empreendedores que estão começando. O roadmap funciona como um guia que mostra exatamente todos os processos e etapas que você deve passar para alcançar seus objetivos.

2. Crie metas mensuráveis

Agora que você já tem uma visão mais clara de onde quer chegar e o que precisa realizar para alcançar esses objetivos, chegou a hora de definir metas mensuráveis para que o time veja o plano de ação e consiga visualizar nitidamente onde é preciso chegar.

Vamos conferir um exemplo prático? Sua empresa pode determinar que o objetivo é aumentar o número de clientes. Porém, qual é a meta? Você pode crescer 10 clientes ou 200 clientes. Esse número é justamente a meta que você deseja alcançar, sendo algo mensurável para as futuras análises do seu plano de ação.

Lembre-se, o objetivo final do seu plano de ação é atingir as metas estabelecidas. Por isso, pense em metas desafiadoras, porém possíveis. E, caso for necessário, essa meta sempre pode ser revisada no futuro.

Nesse momento, você pode utilizar metodologias como o OKR (Objectives and Key Results ou Objetivos e Resultados-Chave, em português). As metas do seu negócio devem guiar todas as ações do seu plano de ação e também as tarefas dos colaboradores, e essa ferramenta te auxilia exatamente nisso!

O OKR é um sistema de definição de metas mensuráveis, garantindo que os objetivos e prioridades da empresa estejam claros para todos os colaboradores e sejam alcançados de forma efetiva.

3. Faça um checklist de todas as tarefas

Como garantir que todos os seus objetivos sejam alcançados? É simples, crie uma lista!

Listar todas as tarefas que serão executadas para que esse objetivo seja alcançado é essencial para garantir transparência no processo. Ainda mais quando temos diferentes times e pessoas envolvidas na realização dessas atividades.

Em suas listas, além de elencar todas as tarefas, deixei claro também o que será feito em cada uma delas, os prazos para a realização e quem é o colaborador responsável ou time responsável pela execução.

Dessa forma, todas as etapas do seu plano de ação ficaram mais claras para todos os envolvidos e também para os gestores responsáveis de cada um dos times.

Para garantir que nenhum time fique sobrecarregado e que a execução das tarefas aconteça de forma otimizada e ágil, divida as tarefas pelo nível de dificuldade de cada uma. Tarefas mais complexas podem ser divididas em tarefas menores e envolver mais pessoas para garantir que elas sejam feitas da melhor maneira possível.

Dessa forma, fica ainda mais fácil gerenciar o seu plano de ação, além de determinar prazos mais razoáveis para cada tarefa, das mais simples às mais difíceis.

4. Defina prazos para todas as entregas

Criar prazos específicos para cada tarefa e um cronograma para o seu plano de ação é essencial para garantir que essas atividades não acabem sendo esquecidas. Além disso, ter datas de entrega facilita a gestão operacional do seu negócio.

Para definir os seus prazos, analise bem cada tarefa e o nível de dificuldade exigido – tarefas mais complexas podem ter prazos mais longos. Além disso, a melhor forma de estabelecer um prazo coerente é conversando com os profissionais responsáveis pela execução de cada tarefa.

Esse processo ajuda tanto a organização do colaborador que irá realizar a tarefa, que irá se planejar para incluir tal atividade na sua rotina, priorizando as datas de entrega, quanto o acompanhamento do gestor.

Além disso, com esses prazos mais claros para todos, é possível garantir uma maior produtividade do time, pois todos passam a saber exatamente o que precisa ser feito e quando precisa ser feito.

5. Ilustre o seu plano de ação

Após definir todos os detalhes do seu plano de ação, como objetivos, missão, tarefas, cronograma, entre outras informações que você achar necessário, chegou a hora de transcrever e desenhar tudo isso.

Criar uma espécie de desenho ou representação visual do seu plano de ação é primordial para garantir que todos da equipe entendam todo o planejamento de forma clara e precisa, e ainda consigam acompanhar o andamento das atividades em tempo real.

Além disso, essa visualização mais ilustrativa permite uma melhor gestão do plano, uma vez que será possível acompanhar exatamente as tarefas que estão andando e aquelas que estão atrasadas e não serão cumpridas dentro do prazo.

Aqui, você pode utilizar métodos que facilitam esse processo, como o Kanban, que tem o objetivo de criar um fluxo de trabalho mais eficiente e otimizado, a fim de fazer com que todos os envolvidos produzam ainda mais e de forma eficiente.

Equilibrando e organizando a produção das tarefas, o Kanban garante uma maior produtividade para todos os envolvidos, além de promover um maior engajamento dos times, que podem acompanhar o avanço das tarefas facilmente.

Outra ferramenta que pode ser utilizada é o roadmap. Como já citamos anteriormente, ele funciona como um guia para os seus projetos e, nesse momento, pode ajudar o seu negócio, já que ele é uma ferramenta mais visual.

O mais legal é que tanto o Kanban quanto o roadmap são ferramentas bem versáteis, que podem ser facilmente adaptadas para atender as necessidades da sua empresa.

6. Faça um acompanhamento preciso de todas as etapas

Agora que os detalhes do seu plano de ação já estão estabelecidos, desenhados e apresentados para todos os colaboradores, chegou a hora de colocar as mãos na massa. Mas além de executar o seu plano, é necessário acompanhá-lo constantemente.

Dentro do cronograma de atividades estabelecido, você pode estipular algumas entregas para acompanhar o desenvolvimento dos projetos e cobrar os envolvidos para garantir que os prazos sejam cumpridos.

Esse acompanhamento é a etapa final do seu plano de ação, porém ela não é a última! Isso porque o seu plano deve ser sempre revisto, de forma que as metas e objetivos devem ser sempre atualizadas.

Além disso, podemos dizer também que essa é a etapa mais importante do seu plano de ação, pois é nesse momento que você verá todo o seu planejamento em prática, fazendo possíveis ajustes para garantir os melhores resultados.

Metodologias que vão impulsionar seu plano de ação

Você já viu tudo que é preciso para criar um plano de ação, não é mesmo? Mas e se a gente falar que esse processo de criação pode ser ainda mais simples?

Pois é, existem várias ferramentas no mercado que podem te auxiliar no processo de criação de um plano de ação. E nós separamos algumas informações sobre algumas dessas metodologias, confira:

Plano de ação com a metodologia 5w2h

O 5w2h é uma metodologia japonesa que pode tornar o desenvolvimento do seu plano de ação ainda mais certeiro e objetivo, pois o seu objetivo principal é otimizar o tempo de produção mantendo a qualidade final.

A metodologia consiste em uma lista de sete perguntas que formam um checklist de tarefas e prazos que devem ser concretizados no seu plano de ação. Seguindo a sigla em inglês, são 5 perguntas iniciadas pela letra “W” e 2 com a letra “H”, por isso, 5W2H. Entenda o significado de cada uma delas:

1 – What (O que?)

Aqui, você deverá descrever os objetivos e metas do seu negócio.

2. – Why (Por quê?)

Descreva os motivos e a importância do seu plano de ação para o desenvolvimento da empresa.

3 – Where (Onde?)

Nesse momento, lembre-se que um plano de ação pode ser criado para a empresa toda ou para uma área específica.

4 – Who (Quem?)

Determine quem são as pessoas ou equipes encarregadas do projeto.

5 – When (Quando?)

Aqui, o ideal é montar um cronograma estipulando todos os prazos das tarefas descritas no seu plano de ação.

6 – How (Como?)

Descreva os processos e tarefas necessárias para a concretização do seu plano de ação. Você ainda pode aproveitar as respostas anteriores para identificar os encarregados de cada atividade e os prazos.

7 – How much (Quanto?)

Essa pergunta pode trazer dois significados diferentes: quanto o plano irá custar para a empresa ou quantos processos serão necessários para a realização do plano. Se a determinação de um orçamento fizer sentido para o seu plano de ação, você pode seguir com a primeira opção.

Entendeu como essas sete perguntas podem te ajudar na criação de um plano de ação bem claro e assertivo?

Plano de ação com o método PDCA

A metodologia do PDCA é composta por quatro etapas que acontecem em sequência, tornando o processo cíclico – por isso ele também é conhecido como Ciclo PDCA.

Dessa forma, ele garante a melhoria contínua dos processos, fazendo com que projetos antigos sejam sempre revisados e aprimorados e projetos novos entrem rapidamente em atuação, mantendo o seu negócio em constante evolução.

Em inglês, as quatros etapas do PDCA são: Plan (planejar), Do (fazer), Check (verificar), Act (agir). E elas funcionam da seguinte forma:

Planejar (Plan)

A primeira etapa do Ciclo PDCA será o planejamento dos seus próximos passos. Ou seja, é aqui que você irá determinar todos os detalhes do seu plano de ação, como objetivos, metas, tarefas, prazos e até os indicadores a serem medidos.

Fazer (Do)

É hora de colocar o seu plano de ação em prática! Nessa etapa, é importante que você assegure que todos os envolvidos na execução do projeto estão por dentro de tudo que é necessário para realizá-lo.

Checar (Check)

Como essa é uma metodologia de melhoria contínua, não poderia faltar uma etapa de análise, não é mesmo?

Na terceira etapa do ciclo, você irá verificar os resultados alcançados no plano de ação até o momento. Aqui, é importante que você utilize os indicadores estipulados no início do projeto, para então identificar erros ou melhorias que podem ser feitas para alcançar os resultados esperados.

Agir (Act)

Agora que você já analisou os resultados do seu plano de ação, chegou a hora de realizar os ajustes necessários para garantir resultados ainda mais assertivos. Então, tome as ações necessárias e sempre documente todas as etapas.

Entendeu como a metodologia PDCA pode te ajudar na criação de um plano de ação eficaz? Assim, seu plano estará sempre sendo aprimorado para garantir que os resultados da sua empresa sejam alcançados.

Tudo certo para você criar o seu plano de ação? Com essas dicas e ferramentas em mãos, será ainda mais fácil ter um plano assertivo para o seu negócio, que impulsione sua operação e faça com que você alcance suas metas e objetivos de forma rápida.