SEFIP: o que é e como funciona esse sistema?

Com o SEFIP, empresas podem transmitir informações de funcionários e se manter em dia com obrigações fiscais e previdenciárias

O SEFIP é um sistema que toda empresa empregadora deverá utilizar para poder cumprir suas obrigações fiscais e previdenciárias. O termo se trata de uma sigla para designar o Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social – um programa desenvolvido pela Caixa Econômica Federal para pessoas físicas e jurídicas.

O intuito do SEFIP é o de facilitar o envio de informações referentes aos dados cadastrais e financeiros da empresa e dos colaboradores. Alguns exemplos são o recolhimento do FGTS, Fundo de Garantia do Tempo de Serviço, e também as contribuições sociais e previdenciárias dos trabalhadores que podem ser enviadas através desse sistema simplificado.

Com o SEFIP, as empresas podem transmitir mensalmente as informações de seus empregados de uma forma ágil, fácil e integrada.

Como funciona o SEFIP?

Primeiro, os empregadores irão gerar um arquivo eletrônico com as informações cadastrais e financeiras dos seus empregados, como salário (incluindo 13º salário), férias, horas extras, descontos em folha, afastamentos, rescisões, e outras informações que constam no holerite do trabalhador.

Depois poderão enviar esse arquivo via SEFIP.

Após a transmissão de informações no sistema, será gerada a guia de recolhimento do FGTS, por meio do sistema eSocial. Essa guia é gerada com um código de barras referente ao pagamento do FGTS dos empregados. Ela pode ser paga em agências bancárias conveniadas, casas lotéricas, ou por meio de internet banking.

Quem deve usar esse sistema?

O SEFIP é indicado tanto para pessoas físicas quanto pessoas jurídicas, desde que estejam empregando trabalhadores, em regime CLT, ou que possuam estabelecimentos ou obras sem movimento.

Segundo o site da Caixa Econômica Federal, o SEFIP é “destinado a todas as pessoas físicas, jurídicas e contribuintes equiparados a empresa, sujeitos ao recolhimento do FGTS”.

Por disposição das Leis de nº 8.036/1990 e nº 8.212/1991, então devem usar o sistema:

Empresas em geral;
Cooperativas de trabalho;
Produtores rurais;

Entidades sem fins lucrativos;
Sindicatos que representam os trabalhadores avulsos;
Contribuintes individuais equiparados a empresa;
Microempreendedor Individual que possui empregado;
Órgãos públicos, exceto em relação a servidores efetivos vinculados a RPPS.

Desde outubro de 2015, empregadores domésticos não precisam mais efetuar o recolhimento da GFIP (Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social), que passou a ser gerada pelo Sistema Doméstico.

SEFIP e GFIP são a mesma coisa?

Não são, embora sejam interligados, os conceitos de SEFIP e GFIP são diferentes.

O SEFIP – Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social – é um programa (aplicativo) que você irá acessar para poder ter acesso à GFIP.

A GFIP – Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social – é a guia que você irá gerar com as informações cadastrais de vínculos empregatícios de sua empresa e as remunerações dos beneficiários da Previdência Social. Com base nas informações da GFIP, que é esse documento associado ao sistema da Caixa SEFIP, é que o INSS irá conceder os benefícios de aposentadoria, auxílio-doença e outros aos trabalhadores.

A GFIP ajuda a comprovar as remunerações recebidas por cada empregado de uma empresa, além de seu tempo de contribuição previdenciária.

Como baixar o SEFIP?

É possível baixar o SEFIP no site da Caixa Econômica Federal. Você deverá entrar na área de downloads e clicar nos links FGTS – SEFIP/GRF e FGTS – Conectividade social. Após o download, você poderá executar o arquivo em seu computador e concluir sua instalação.

Quando finalizar a instalação, você poderá consultar o Manual Operacional do Sistema.

O upload das tabelas do sistema será feito automaticamente. Mas, caso precise, você também pode fazer a recarga manualmente por meio do menu Iniciar > SEFIP > Manual Operacional. Com isso, você pode atualizar as tabelas.

Além do SEFIP, será importante também ter um certificado digital instalado para poder transmitir seus arquivos. Esse certificado nada mais é que uma assinatura eletrônica que protege suas transações e permite que empresas assinem documentos eletronicamente e automaticamente.

Com o SEFIP e o certificado digital instalados, você poderá fazer a transmissão do arquivo com as informações de sua empresa e trabalhadores.

O que deve ser informado na GFIP?

A GFIP deverá conter:

Identificação cadastral e financeira dos trabalhadores;
Identificação cadastral e financeira do empregador, do contribuinte e de tomadores/obras;
Bases de incidência das contribuições do FGTS e previdenciárias – a remuneração dos trabalhadores, comercialização da produção e receita de espetáculos desportivos ou patrocínio;
Informações adicionais como: afastamentos e retornos do trabalhador, salário-família, salário-maternidade, compensação, exposição a agentes nocivos/múltiplos vínculos; retenção sobre nota fiscal/fatura; valor da contribuição do segurado (quando não for calculado pelo programa, como em múltiplos vínculos ou fontes, trabalhador avulso, código 650).

Essas informações irão ficar registradas na base de dados da Previdência Social. A partir disso, os colaboradores da empresa terão acesso a todos os dados necessários, quando solicitarem um benefício previdenciário e informações do seu Cadastro Nacional de Informações Sociais (CNIS).

Passos para transmitir seus arquivos do SEFIP

Os arquivos gerados pelo SEFIP deverão ser transmitidos pela internet, por meio do canal eletrônico de relacionamento Conectividade Social ICP. Este é um canal de comunicação oficial entre o empregador e a Caixa Econômica Federal.

É importante lembrar que mesmo que sua empresa recolha devidamente o FGTS ou os encargos sociais, ela é obrigada a transmitir os arquivos SEFIP. Isto é, não adianta a empresa realizar o pagamento sem essa comunicação oficial. A empresa precisa recolher todos os encargos e também deve informar os dados que geraram esse pagamento pelo SEFIP.

Os critérios para transmissão do SEFIP são: 1) apenas recolhimentos ao FGTS, 2) recolhimentos e informações ao FGTS ou 3) apenas informações à Previdência Social.

Para iniciar a transmissão dos dados, você precisa:

Acessar o site Conectividade Social ICP (necessário instalação do certificado digital);
Enviar o arquivo no comando Caixa Postal > Nova Mensagem > Envio de arquivo;
Informar o município de arrecadação e anexar o arquivo do sistema;
Salvar o protocolo de envio;
Acessar o sistema > Relatório > GRF > Arquivo ICP;
Abrir o arquivo do protocolo e imprimir as guias.

Devo armazenar essa documentação por quanto tempo?

Assim como todo arquivo oficial, as transmissões da SEFIP são documentações muito importantes para sua empresa e que ajudam a comprovar o envio de informações cadastrais e financeiras de sua empresa e trabalhadores. Esses documentos são uma forma de comprovar a conformidade de sua empresa com a Lei.

De acordo com a Caixa Econômica Federal (art. 32, § 11, da Lei nº 8.212/91), a empresa deverá guardar por 10 anos:

O Comprovante de Declaração à Previdência.

E também conforme a Caixa (art. 23, § 5º, da Lei nº. 8.036/90 e Circular Caixa), a empresa deverá guardar por 30 anos:

O Arquivo SEFIPCR.SFP;
A Relação de Tomadores/Obras (RET);
A Retificação/Protocolo de Dados do FGTS;
A Relação de Estabelecimentos Centralizados (REC);
O Comprovante/Protocolo de Solicitação de Exclusão;
O Comprovante de Confissão de não recolhimento de valores de FGTS e de Contribuição Social.

Posso ser penalizado se não enviar o SEFIP?

Sim, uma empresa pode ser penalizada com sanções e multas se não cumprir corretamente suas obrigações relativas ao SEFIP e à GFIP. A legislação brasileira, em especial as Leis nº. 8.036/1990 e nº. 8.212/1991, no que tange à Previdência Social, prevê estes tipos de penalidades às empresas que falharem com suas obrigações.

As sanções podem acarretar a impossibilidade da empresa obter a certidão negativa de débito ou de participar de licitações públicas.

Por isso, é preciso ficar atento e evitar situações que podem gerar essas multas e sanções como, por exemplo:

Deixar de transmitir o arquivo no prazo estabelecido;
Transmitir o arquivo ou a GFIP com dados incorretos ou incompletos.

O FGTS, por exemplo, deve ser recolhido até o sétimo dia do mês seguinte referente à remuneração paga ao trabalhador. Mas isso se o dia 7 cair em um dia útil na semana, caso ele caia em um sábado ou domingo, o pagamento deve ser adiantado ao último dia útil.

Se o pagamento de salário do trabalhador foi realizado no dia 31 de janeiro, por exemplo, o recolhimento deve acontecer até o dia 7 de fevereiro. Se dia 7 for um dia útil, o pagamento pode seguir neste dia, mas se for um domingo, por exemplo, deverá ser adiantado para a sexta-feira anterior, dia 5.

Essa regra vale não apenas para o recolhimento do FGTS, mas também para as informações geradas pelo SEFIP e enviadas para a Caixa Econômica Federal, por meio do canal Conectividade Social ICP.

Como posso evitar erros nas informações trabalhistas?

O processo do SEFIP é exigente e burocrático, sendo que falhas podem acarretar multas e sanções. Mas, hoje em dia as empresas podem contar com a tecnologia para organizar as informações trabalhistas de seus colaboradores.

Hoje existem softwares de sistemas fiscais que podem importar dados de trabalhadores de forma automática, armazenar dados em nuvem para que você tenha um backup das informações, calcular FGTS e contribuições sociais com precisão, além de terem atualizações constantes caso haja alguma mudança na legislação.

Ao contar com essas ferramentas, fica mais fácil gerenciar suas informações e transmiti-las corretamente, evitando erros no SEFIP e GFIP.