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Confira um passo a passo completo para emitir nota fiscal das vendas realizadas na sua loja

Emitir nota fiscal é essencial para manter a transparência de seu negócio e a segurança de todas as informações da transação. Afinal, esse registro formaliza a compra e venda de mercadorias, garantindo que todas as informações tributárias estejam em um único lugar e que todo processo ocorra conforme a legislação.

A nota fiscal registra a transferência de um bem de uma empresa para outro CNPJ (Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica) ou para uma pessoa física, além de trazer dados para o recolhimento de impostos.

Por conta disso, emitir nota fiscal é um dos critérios básicos de requisito para quem deseja vender na Americanas, pois uma versão digital da nota fiscal deve ser enviada para os clientes em cada venda realizada.

Por isso, o negócio deverá emitir a nota fiscal avulsa (NFA) ou a nota fiscal eletrônica (NF-e), caso você seja um Microempreendedor Individual (MEI) e, obrigatoriamente, a nota fiscal eletrônica (NF-e) caso seu negócio tenha uma categoria de Microempresa (ME) ou superior.

MEI = NF-e ou NFA

ME ou superior = NF-e

Vale lembrar que, conforme a Resolução do Comitê Gestor do Simples Nacional nº 94/2011, o MEI (Microempreendedor Individual) não é obrigado a emitir notas fiscais para o consumidor final, a não ser que ele exija. No entanto, em alguns canais de vendas, como a Americanas, a nota fiscal pode ser um requisito. Neste canal, por exemplo, só são aceitos como parceiros os lojistas MEIs que emitirem notas fiscais.

O que é a NFA e quem pode emiti-la?

A NFA é a nota fiscal emitida de forma avulsa, já a NFA-e é a nota avulsa emitida eletronicamente. Elas são um recurso que os microempreendedores individuais (MEIs) podem usar como alternativa à nota fiscal eletrônica tradicional, uma vez que, ela também serve como comprovante de venda.

Essa alternativa é interessante para pequenas empresas, principalmente MEIs que não emitem a NF-e, ou seja, que não possuem um software para emissão de notas fiscais. Isso porque a nota fiscal avulsa atende aos padrões da Nota Fiscal Eletrônica Nacional instituída pelo Sistema Integrado Nacional de Informações Econômicas e Fiscais – Sinief.

Como emitir a nota fiscal avulsa?

A NFA é uma solução prática para MEIs que ainda não possuem um sistema de emissão de notas fiscais eletrônicas. Cada estado brasileiro possui regulamentações específicas para a emissão dessa modalidade de nota fiscal. Por isso, o primeiro passo é verificar a disponibilidade e os procedimentos necessários no site da Secretaria da Fazenda (SEFAZ) do seu estado. Em alguns lugares, como o Distrito Federal, a emissão da NFA não é permitida para MEIs, que são obrigados a utilizar a NF-e desde março de 2018.

Para checar se existe a possibilidade da NFA em seu estado, é preciso acessar diretamente o site da SEFAZ da região onde você está – você pode encontrá-lo fazendo uma busca por “Sefaz” + a sigla de seu estado. Ex: “Sefaz + SP”. Depois é preciso se cadastrar, seguindo os procedimentos da sua região, sendo que em alguns lugares o processo pode ser feito 100% pela internet.

Tipos de nota fiscal avulsa

Existem dois modelos diferentes de Nota Fiscal Avulsa, porém ambos apresentam o mesmo processo de emissão. São eles

Modelo 55: é o mesmo da NF-e, com emissão e armazenamento exclusivamente eletrônicos. A nota é enviada ao cliente por meio de um arquivo XML;
Modelo 1-A: a nota é gerada eletronicamente, mas somente a sua versão impressa vale como documento fiscal.

NFA: pontos positivos e negativos

Emitir a nota fiscal avulsa pode trazer diversos benefícios para micro e pequenas empresas, como a garantia de que todos os dados referentes às transações ficam armazenados em um único lugar, o que garante mais segurança para a operação.

Além disso, para empresas que não possuem um grande orçamento para investir na NF-e, essa opção acaba sendo mais econômica.

Porém, a NFA também apresenta algumas desvantagens, como a impossibilidade de corrigir erros no preenchimento. Se você errar, terá que cancelar a nota e emitir uma nova.

Sendo assim, essa opção acaba não sendo muito prática para os negócios e, por isso, é recomendada para as empresas que ainda não realizam tantas vendas.

O que é a NF-e e como funciona?

Ao contrário da NFA, que possui regras diferenciadas para cada Estado, a nota fiscal eletrônica (NF-e) possui um padrão nacional e é um dos principais processos para o funcionamento de qualquer negócio.

A emissão da Nota Fiscal Eletrônica é obrigatória, pois é a partir dela que o Fisco irá recolher os tributos referentes à operação da empresa. E lembrando que, na emissão da NF-e, o MEI irá pagar as mesmas taxas das empresas optantes por outros modelos de negócio, ou seja, que não são MEIs.

Como emitir a NF-e?

Para emitir a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), o primeiro passo é obter um certificado digital, que serve como uma assinatura eletrônica e garante a autenticidade das transações fiscais. Esse certificado pode ser adquirido de uma autoridade certificadora credenciada.

Em seguida, é necessário se cadastrar no sistema da Secretaria da Fazenda (SEFAZ) do seu estado, onde você obterá uma senha de acesso para utilizar o emissor de NF-e. O emissor de NF-e é uma ferramenta que pode ser disponibilizada gratuitamente pela SEFAZ ou adquirida de fornecedores privados. Com o software instalado, você poderá emitir as notas fiscais eletrônicas seguindo os padrões nacionais.

Benefícios de emitir nota fiscal eletrônica

A emissão de notas fiscais pode trazer várias vantagens para o dia a dia da sua operação e para o desenvolvimento do seu negócio, como:

Você economiza custo da sua operação

Como a emissão da nota fiscal eletrônica acaba digitalizando alguns processos e documentos, você consegue economizar nos produtos necessários para realizar impressões, como papel e tinta, por exemplo.

Além disso, como você não precisa da nota fiscal física, você economiza custos com a emissão, com o armazenamento e até com o tempo dos seus funcionários, que não precisam organizar tudo isso em espaços físicos.

Você torna o seu negócio mais ágil e produtivo

A emissão de notas fiscais é simples e rápida, o que faz com que você agilize os processos da sua empresa e ganhe produtividade.

Além disso, como os processos são digitalizados, o preenchimento das notas fiscais pode ser feito de forma automática, sem a necessidade de preencher cada nota fiscal do zero.

Você tem um controle maior sobre a área financeira

Com os seus processos de nota fiscal digitalizados, você tem mais facilidade para acessar e verificar exatamente quais foram os tributos cobrados, o valor das suas vendas, entre outros quesitos financeiros do seu negócio.

Além disso, com o operacional acontecendo de forma mais ágil e simples, isso diminui a margem de erros.

Você encontra mais oportunidades para o seu negócio

Independentemente do segmento do seu negócio, é muito importante que você esteja atento às tendências do mercado para se adaptar e desenvolver seu negócio. E com a transformação digital acontecendo de forma acelerada, é preciso atualizar e digitalizar a sua empresa.

Pensando nisso, a emissão de notas fiscais eletrônicas acaba sendo um incentivo para que os empreendedores apostem em novas tecnologias e migrem para canais digitais, como os marketplaces, por exemplo, que são grandes e-commerces que permitem que lojistas anunciem dentro de seus sites.

Hoje, grande parte dos marketplaces possuem alguns requisitos básicos para que os negócios comecem a vender. Entre eles, estão o CNPJ e a emissão de notas fiscais.

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