O gerenciamento de estoque ajuda a manter a operação em dia e evitar furos de estoque. Veja como fazer isso da melhor forma
Um bom gerenciamento de estoque é crucial para se evitar acúmulo ou escassez de produtos. Todas as empresas precisam de pessoas especializadas e ferramentas adequadas para realizar o trabalho.
O objetivo do gerenciamento de estoque é ter mapeado as quantidades de cada item existente na empresa — das matérias-primas aos produtos finais. Com essa gestão, é possível conferir e acompanhar de forma fácil e contínua tudo que se tem em estoque e o que está prestes a acabar.
Quando ele não é realizado de forma eficaz, podem acontecer os chamados furos no estoque. Ou seja, as quantidades reais de um determinado item não batem com aquilo que foi registrado no sistema. E isso gera um problema para a operação, que acredita que pode ofertar x quantidades de produtos ao cliente, ou que possui uma determinada quantidade de matéria-prima e, na verdade, não é bem assim…
Por isso, separamos 5 dicas para melhorar o gerenciamento de estoque. Elas podem ser aplicadas para qualquer tipo de empresa e vão facilitar o dia a dia do seu negócio.
1 – Faça a gestão de todas as entradas e saídas de produto por um sistema
Registre todos os itens que entram e saem da sua empresa utilizando um sistema informatizado para evitar erros humanos de digitação. O sistema certo pode oferecer total controle dos estoques de provisão, fiscal, avariados, usados e reservados.
Ele também ajuda a organizar todos os detalhes de cada produto e facilita a gestão, minimizando as falhas. Se a sua empresa ainda não está em condições de arcar com este custo, faça esta tarefa de forma manual, usando o Excel, por exemplo.
Além disso, na prática, um sistema possui alertas para a validade de itens perecíveis ou automatização de regras de estoque, como “primeiro item que entra, primeiro item que sai”.
2 – Defina padrões para descrições dos itens
Estabeleça um padrão claro para cada item cadastrado no sistema. Para isso, utilize um formato de ficha de controle de produtos que seja esclarecedor e objetivo. Assim, você evita descrições confusas do que está registrando em seu estoque e no sistema.
O principal objetivo disso é obter uma ficha de controle de cada produto e saber o que ele é exatamente, sem precisar ir fisicamente ao estoque para conferir.
3 – Utilize ficha de estoque
É essencial que se tenha um padrão na ficha de controle para simplificar toda a operação do estoque, principalmente as consultas. Além disso, nessa ficha também constarão as informações de data de entrada e saída desse produto, bem como todas as movimentações dele dentro da sua empresa. Esse controle permite acompanhar todo o histórico de cada produto, desde a sua primeira entrada até a última saída.
4 – Faça inventários periódicos em seu estoque
Mesmo que você coloque em prática todas as outras dicas acima, falhas no processo podem acontecer e são mais comuns do que se possa imaginar. Um produto pode entrar sem ser devidamente cadastrado e esquecido no estoque. Da mesma forma, uma matéria-prima perecível pode ter sido acomodada de forma incorreta e ter vencido antes do prazo ou, ainda, um item pode ter sido cadastrado como outro visualmente similar, causando furos no estoque.
Para se ter controle de todas essas falhas antes que elas se tornem problemas mais sérios na operação, é de boa prática que se estabeleça inspeções periódicas do estoque. Elas podem ser semestrais, mensais ou até diárias, dependendo do tipo de produto armazenado e dos riscos envolvidos. Isso pode ajudar a encontrar e corrigir erros nos processos.
5 – Reabasteça de forma inteligente
Muitos são os benefícios de um abastecimento inteligente. A começar pela gestão dos custos e minimização de compras erradas. Produtos sazonais, ou seja, que vendem mais em um determinado período, devem ser adquiridos de forma inteligente e reabastecidos com base na demanda existente.
Faltar produtos em estoque é péssimo para qualquer negócio porque ocasiona perda de vendas. Logo, dar prioridade à compra dos produtos mais populares é uma boa forma de evitar que isso aconteça.
Estudar o comportamento do consumidor contribui muito para realizar o reabastecimento inteligente, já que saber os tipos de produtos que mais despertam o interesse funciona até mesmo como uma vantagem competitiva. Ter produtos à pronta-entrega que os concorrentes não têm é um exemplo bastante claro dessa importância.
Com esse vasto panorama apresentado, você tem, agora, todas as ferramentas necessárias para fazer um controle de estoque eficiente e maximizar os seus resultados.
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